Alle Amministrazioni centrali dello Stato

La legge 4 gennaio 1968, n. 15, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 23 del 27 gennaio u.s., raccoglie le precedenti disposizioni in materia di documentazione amministrativa, coordinandole in un unico testo ed integrandole con nuove norme volte ad una sempre più vasta e profonda semplificazione delle procedure amministrative, che agevoli i cittadini nei loro rapporti con la pubblica amministrazione.
Le disposizioni contenute nella nuova legge possono distinguersi in tre gruppi, in relazione al particolare scopo perseguito: produzione agli organi della pubblica amministrazione di atti e documenti amministrativi; formazione e rilascio di atti pubblici; conservazione di atti e documenti, pubblici e privati. Ad essi, ne va aggiunto un quarto comprendente le disposizioni relative a particolari procedimenti amministrativi.
In merito a ciascuno di tali gruppi si rileva quanto segue:

A) PRODUZIONE DI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI
Salvo quanto sarà successivamente precisato nel titolo D), le disposizioni contenute negli articoli da 2 a 10 e da 20 a 23, per la parte relativa alle autenticazioni di firme, concernono la documentazione amministrativa che, per, qualunque ragione e da chiunque, debba essere presentata agli organi della pubblica amministrazione, intesa nella sua più ampia accezione. Pertanto, le norme predette, con tutte le semplificazioni in esse previste, sono operanti nei confronti tanto delle amministrazioni della Stato, centrali e periferiche, quanto delle regioni, degli enti locali, degli enti istituzionali e di qualsiasi altro ente di diritto pubblico, compresi gli enti pubblici economici. Parimenti, le norme stesse trovano applicazione in qualsiasi procedimento, sia esso diretto alla liquidazione di una pensione o di un indennizzo di guerra, alla concessione di una patente automobilistica o di una licenza commerciale, ai fini di una successione ereditaria o, comunque, alla voltura di proprietà di un immobile o di un mobile registrato, per l'iscrizione ad un ordine o in un albo professionale, ecc.
Le norme di cui al presente paragrafo non riguardano, invece né i rapporti tra i privati, anche se una delle parti sia esercente di una funzione pubblica (notaio) o concessionaria di pubblici servizi, né la presentazione di atti e documenti all'autorità giudiziaria nell'espletamento delle funzioni giurisdizionali, per cui continuano ad osservarsi le disposizioni contenute nei codici o in leggi speciali. Ciò evidentemente vale anche per i certificati di stato di famiglia che, ai sensi dell'articolo 38 del testo unico delle norme sugli assegni familiari approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1955, n. 797, gli aventi diritto devono presentare ai privati datori di lavoro, i quali, appunto perché tali, non sono organi della pubblica amministrazione.
Le agevolazioni introdotte negli articoli da 2 a 10 concernono la possibilità di comprovare la sussistenza di determinati fatti o il possesso di taluni requisiti e stati personali mediante: dichiarazioni rilasciate dallo stesso interessato, in sostituzione delle tradizionali certificazioni amministrative e degli atti di notorietà; semplice esibizione di documenti amministrativi contenenti i dati richiesti; produzione di copie autentiche in luogo degli originali; accertamenti d'ufficio. Ciò, ovviamente senza negare agli interessati la facoltà di produrre la consueta documentazione, qualora lo preferiscano secondo il loro indipendente e autonomo apprezzamento.
È d'uopo precisare che, salvo le ipotesi dei rappresentanti legali degli incapaci (articolo 8) e dei rappresentanti organici degli enti, la sottoscrizione delle dichiarazioni sostitutive delle certificazioni (articoli 2 e 3), e degli atti di notorietà (articolo 4), nonché dell'apposito modulo sul quale vanno trascritti i dati desunti dai documenti esibiti (articoli 5 e 6), può essere fatta soltanto dai diretti interessati, con esclusione di ogni rappresentante volontario o sostituto, anche chi non sappia o non possa sottoscrivere .
Per la migliore intelligenza delle disposizioni in esame giova, poi, tener presente, in ordine a ciascuna di esse, le seguenti dichiarazioni:

Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (articoli 2, 20, 21, 22 e 23)
L'articolo 2 introduce l'innovazione più importante, stabilendo che, in luogo delle certificazioni richieste dalle vigenti disposizioni, possono essere prodotte, a documentazione degli stati e requisiti personali e dei fatti giuridici indicati, dichiarazioni sottoscritte dall'interessato. L'elencazione contenuta nell'articolo é tassativa e, pertanto, le dichiarazioni sostitutive sono ammesse solo in luogo dei certificati e degli estratti degli atti di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti politici, stato civile, stato di famiglia, esistenza in vita, iscrizione in albi o elenchi tenuta della p.a. e attuale posizione militare di stato, relativi allo stesso interessato, nonché in luogo dei certificati e degli estratti degli atti di nascita del figlio, e di morte del coniuge, dell'ascendente o discendente (in linea retta). Le dichiarazioni degli interessati non sono, però, ammesse in sostituzione degli stati di servizio e dei fogli matricolari militari, degli estratti degli atti di nascita e di stato civile, nei casi in cui, ai sensi di speciali disposizioni, occorra accertare l'esistenza di eventuali annotazioni.
Per le anzidette particolari ipotesi, quindi, in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, la norma esonera, in via definitiva, il privato che le abbia rilasciate dal produrre la documentazione di rito. Conseguentemente, l'amministrazione dovrà adottare il provvedimento in base alle dichiarazioni, salvo che ritenga di provvedere d'ufficio ad accertarne preventivamente la veridicità. È chiaro che di tale facoltà dovrà farsi uso se e in quanto ricorrano in relazione alla particolare delicatezza del provvedimento da adottare, validi e seri motivi, secondo il prudente apprezzamento dell'amministrazione competente. Di norma, ove non siano state emanate istruzioni generali in tal senso, il ricorso all'accertamento d'ufficio dovrà consentirsi solo in presenza di un ragionevole dubbio che le dichiarazioni sottoscritte dall'interessato siano mendaci o, comunque non conformi al vero.
È evidente che la norma, semplificando l'azione amministrativa, vuole anche creare fra l'amministrazione ed il cittadino rapporti di fiduciosa collaborazione. Il rilascio di mendaci dichiarazioni é, d'altra parte, punito con le severe sanzioni penali di cui all'articolo 26.
Quanto alle formalità, si ricorda che le dichiarazioni possono essere rilasciate separatamente o congiuntamente fra loro ed anche nel contesto dell'istanza eventualmente da produrre. Esse, di regola, devono essere presentate già scritte, anche a macchina, ma sono sottoscritte, con firma per esteso e leggibile, alla presenza dei pubblici ufficiali competenti alla autenticazione.
Secondo il disposto del successivo articolo 20, sono legittime alla autenticazione della sottoscrizione delle dichiarazioni (e, quindi, tenuti a procedervi, essendo la facoltà di avvalersi delle agevolazioni concesse all'interessato) i seguenti pubblici ufficiali i funzionari competenti a ricevere la documentazione relativa alla pratica di che trattasi, i notai, i cancellieri, i segretari comunali e gli altri funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza. Per deve intendersi qualunque impiegato, di qualsiasi carriera e qualifica (con esclusione del personale ausiliario), che, secondo gli ordini di servizio del proprio ufficio, può ricevere la normale documentazione, ciò anche quando la documentazione debba successivamente essere inoltrata, d'ufficio, ad altra amministrazione per l'emanazione del provvedimento.
Analogamente, per quanto riguarda l' si rileva che esso può essere qualunque impiegato che possa essere addetto al rilascio delle normali certificazioni amministrative. I capi dei singoli uffici ed i sindaci dei comuni, nel determinare le attribuzioni del personale dipendente, vorranno tener conto dei nuovi compiti conseguenti dall'applicazione della legge in esame.
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione. Essa consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che al firma in calce alle dichiarazioni é stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione. L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi: conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale; testimonianza di due idonei fidefacenti dallo stesso conosciuti; esibizione di valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorità.
Il pubblico ufficiale che autentica deve ammonire l'interessato sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso di dichiarazione mendace e, quindi, indicare le modalità di identificazione, la data e il luogo della autenticazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita: nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Ove le dichiarazioni occupino più fogli, l'interessato deve apporre la propria firma anche sui margini dei fogli intermedi; per l'autenticazione di quest'ultima é sufficiente che il pubblico ufficiale vi aggiunga la propria firma, anche con abbreviato, ma non la sigla.
Per rendere più spedite, sul piano pratico, le varie operazioni sarebbe opportuno che le singole amministrazioni procedessero alla predisposizione di appositi moduli, sostanzialmente conformi al modello annesso (allegato I/A) che consta di due parti: la prima riservata alle dichiarazioni dell'interessato in relazione alle certificazioni richieste per lo speciale procedimento di che trattasi, la seconda riservata agli adempimenti del pubblico ufficiale. In tutti i casi in cui, per una ragione qualsiasi, non verrà usato il modulo, sarà opportuno avvalersi, per le attestazioni del pubblico ufficiale, di un timbro, ad inchiostro, conforme in tutto alla seconda parte del modulo predetto.
Il regime fiscale cui vanno soggette le dichiarazioni sostitutive risulta da quanto stabiliscono gli articoli 21, 22 e 23. Per ogni o certificato (di cittadinanza, residenza, ecc.) sostituito, sul foglio contenente la dichiarazione dell'interessato, devono essere, al momento dell'autenticazione ed a cura del pubblico ufficiale che vi procede, apposte ed annullate col timbro dell'ufficio marche di concessione governativa dell'importo di L. 400.
È inoltre, da tener presente che le dichiarazioni sostitutive - siano, o non contestuali all'avente istanza - vanno redatte su foglio bollato. È, tuttavia, ammesso l'uso di carte non bollate - specie per i moduli predisposti dalle pubbliche amministrazioni - sulla quale, però, vanno apposte ed annullate, con le modalità di cui sopra, marche da bollo dell'importo di L. 400 per ogni foglio di quattro pagine effettivamente utilizzato nei limiti di cui alle vigenti disposizioni.
Nessuna tassa, da bollo o di concessione governativa, deve, peraltro, essere corrisposta dall'interessato, quando, per disposizione di legge o per comprovata di lui povertà, é esente da bollo il certificato sostituito con la dichiarazione, o l'atto su cui é apposta la firma da autenticare. Nel caso di povertà, il pubblico ufficiale che autentica riporta sull'atto gli estremi del certificato di povertà, il quale, quindi, non può - a tali effetti - essere sostituito da dichiarazione dell'interessato (allegato I/B).
Connessa con la disciplina fiscale la materia relativa al pagamento dei , o altrimenti detti, che norme speciali prevedono in favore di talune categorie di pubblici dipendenti o loro casse ed organismi vari, ed a cui sono tenuti i privati che richiedono determinati adempimenti. In merito, va precisato che tali diritti possono essere riscossi in occasione dell'autenticazione delle sottoscrizioni delle dichiarazioni, come peraltro in applicazione di ogni altra disposizione della legge in esame, solo in quanto sia espressamente previsto dalle predette norme speciali un o tributo per atti della stessa specie. Inoltre, nel caso di autenticazione di sottoscrizione di più dichiarazioni contestuali essendo unica l'operazione di autenticazione, il o tributo dovrà essere riscosso nella misura prevista per un solo atto.
Un ultimo chiarimento appare opportuno per quanto riguarda le autenticazioni effettuate dai notai. Ritenuto che la autenticazione ai fini amministrativi, di cui si discute, non coincide pienamente con l'istituto dell'autenticazione prevista dalla legge notarile e che la prima ha ricevuto una completa ed autonoma disciplina con la legge in esame, la quale non ha introdotto alcuna discriminazione di formalità in relazione alle diverse figure di pubblici ufficiali legittimati a procedervi, si precisa che le autenticazioni amministrative effettuate dai notai non vanno soggette all'obbligo dell'iscrizione a repertorio e della registrazione.

Dichiarazioni temporaneamente sostitutive (articolo 3)
La norma prevede che, nei casi da indicarsi con regolamenti ministeriali o di enti pubblici diversi dallo Stato, possa ammettersi una dichiarazione sostitutiva, analoga a quella prevista nell'articolo precedente in luogo della documentazione relativa a requisiti e fatti diversi da quelli ivi elencati. In detti casi, però la normale documentazione dovrà essere esibita dall'interessato prima che sia emanato il provvedimento a lui favorevole.
La norma, che chiaramente si ispira ad un analogo principio già introdotto in materia di ammissione ai concorsi per i pubblici impieghi, offre al cittadino il vantaggio di dover produrre la documentazione di rito in un momento successivo alla presentazione della sua istanza e solo nella ipotesi in cui l'istruttoria della pratica, condotta dall'ufficio sulla base delle sue dichiarazioni, si sia, per lui, favorevolmente conclusa. Come già detto, però, il pur favorevole esame non potrà portare alla adozione del provvedimento formale se prima l'interessato, su richiesta dell'amministrazione, non abbia prodotto la documentazione relativa.
Se il termine fissato dal regolamento trascorre senza che l'interessato abbia prodotto la documentazione richiesta o se questa, presentata tempestivamente, non risulti regolare o conforme alle dichiarazioni rese, il provvedimento in suo favore non può essere emanato. Un solo temperamento si ha quando le irregolarità o la difformità concernono elementi non essenziali. L'amministrazione può allora, accordare una breve proroga dei termini per la regolarizzazione.
Ove vi siano più aspiranti allo stesso provvedimento, nel caso di inadempienza del prescelto subentrano, nell'ordine, gli altri aventi titolo.
Gli obiettivi che, con la disposizioni in esame, si voglio perseguire sono due:
- ampliare la sfera di applicazione dell'istituto della dichiarazione suppletiva a tutti i casi che in concreto sembrano suscettibili di tale estensione, ma la cui determinazione aprioristica non é possibile senza il rischio di pregiudicare, nella pratica, l'attività amministrativa;
- sollevare il cittadino dall'onere della documentazione nei casi in cui l'amministrazione rigetti l'istanza. Il beneficio sarà più evidente nei casi in cui dovrà procedersi a valutazioni comparative delle domande di più interessati.
Perché la norma diventi operante occorre, però, l'emanazione dei regolamenti ministeriali e di quelli dei singoli enti pubblici. Le amministrazioni sono, quindi, invitate ad iniziare, e a portare a termine con ogni sollecitudine l'esame dei singoli procedimenti di propria competenza (conferimenti di borse di studio, licenze commerciali, ecc.), per individuare gli atti e documenti per i quali consentire la dichiarazione temporaneamente sostitutiva.
Le risultanze di tale esame dovranno essere comunicate, per l'opportuno coordinamento, a questa Presidenza del Consiglio dei Ministri - Ufficio per la riforma della pubblica amministrazione - Corso Vittorio Emanuele, 116, Roma.

Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (articolo 4)
La disposizione riproduce l'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, con la specificazione che, per poter essere sostituito dalla dichiarazione dell'interessato, l'atto notorio deve concernere gli stati ed i requisiti personali, o i fatti, che sono a sua diretta conoscenza. La nuova disposizione risulta, pertanto, più precisa della precedente in quanto consente la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio solo quando ciò che l'interessato dichiara sia a lui direttamente noto. Al di fuori di tali casi, quindi, va prodotto il normale atto di notorietà. L'oggetto della dichiarazione sostitutiva non ha invece, subito alcuna limitazione: essa può concernere tanto stati o requisiti personali che qualsiasi altro fatto giuridicamente rilevato. Può, quindi, essere utilizzata anche per comprovare la paternità e la materia dell'intestatario dei titoli di credito emessi anteriormente alla entrata in vigore della legge 31 ottobre 1955, n. 1064, ai fini della necessaria identificazione in sede di pagamento o di qualsiasi altra operazione sui titoli stessi.
Per altro verso, la nuova norma risulta più estensiva della precedente, in quanto integra, con nuove figure, il numero dei pubblici ufficiali autorizzati a ricevere le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
Quanto alle formalità, é da tener presente che la dichiarazione sostitutiva dell'atto notorio, a differenza delle altre, va al pubblico ufficiale, oltre che sottoscritta in sua presenza. Il modulo da utilizzare, pertanto, é quello di cui all'allegato I/C. Sotto ogni altro aspetto, la disciplina di tale dichiarazione é la stessa di quella prevista per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni. Di conseguenza, per le categorie dei pubblici uffici legittimati e tenuti a ricevere la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, per le modalità di autenticazione della sottoscrizione e per la disciplina fiscale e dei c.d. , si rimanda a quanto in precedenza detto, in occasione, appunto, delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni, con la precisazione che, ai fini fiscali, la dichiarazione ora in esame va sempre considerata come dichiarazione unica.
Per completezza, giova, tuttavia, rilevare che l'istituto della dichiarazione sostitutiva in esame, nella compiuta ed autonoma disciplina dettata dalla legge n. 15 del 1968, si atteggia in maniera alquanto diversa dal tradizionale atto di notorietà, che sostituisce. Le precedenti istruzioni, quindi, vanno uniformemente osservate anche per le dichiarazioni ricevute dal notaio, con la conseguente esenzione dalla formalità dell'iscrizione a repertorio e della registrazione. Nel caso, però, sia prodotta in luogo dell'atto notorio di cui all'articolo 9 del decreto legislativo luogotenenziale 15 giugno 1945, n. 399, ai fini di ottenere la trascrizione dell'acquisto a causa di morte di un autoveicolo, la dichiarazione sostitutiva che voglia utilizzarsi anche per il pagamento della prescritta imposta fissa deve essere sottoposta a registrazione. Questa può avvenire anche successivamente alla trascrizione, ai sensi dell'articolo 2669 c.c., dovendosi ritenere la dichiarazione sostitutiva equiparata all'atto notorio a tali effetti.

Documentazione mediante semplice esibizione (articoli 5 e 6)
Riportando, con lievi modifiche, le disposizioni degli articoli 4 e 5 del decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, le norme in esame prevedono l'ulteriore possibilità di comprovare il possesso di stati e qualità personali (e non fatti giuridici diversi), mediante esibizione dall'ufficio competente di documenti rilasciati dalla p.a. e contenenti l'attestazione dei dati richiesti. Si precisa che, conformemente a quanto prevedevano le precedenti disposizioni, la documentazione mediante semplice esibizione può avvenire per qualsiasi stato o qualità personale, e non soltanto per quelli indicati a titolo meramente esemplificativo nell'articolo 5 (nascita, residenza, stato civile); purché, ovviamente, i relativi dati risultino dai pubblici documenti esibiti, siano questi di identità personale o a qualsiasi altro scopo rilasciati.
I detti documenti, nei casi sia prescritta la presentazione dell'interessato all'ufficio competente, devono essere esibiti, in analogia a quanto previsto per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni, al funzionario competente a ricevere la documentazione, il quale trascrive i dati rilevati su apposito modulo, conforme all'allegato I/D. Il modulo é, poi, sottoscritto, come per il passato, tanto dal pubblico ufficiale che dall'interessato, previamente identificato ed ammonito sulla responsabilità penale cui può andare incontro in caso di esibizione di atto falso o contenente dati non più rispondenti a verità. La firma dell'esibitore, pur sempre apposta alla presenza del pubblico ufficiale, non é soggetta a formale autenticazione.
Non non sia prescritta la presentazione all'ufficio competente, i documenti potranno, altresì, essere esibiti ad un funzionario appositamente autorizzato, addetto ad altro ufficio dell'amministrazione competente, nonché ad un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco, anche di comune diverso da quello di residenza. In questi casi, il modulo, compilato o sottoscritto come sopra, é trasmesso all'ufficio competente a cura dell'interessato.
Per la sollecita applicazione di questa disposizione é, quindi indispensabile che le amministrazioni provvedano subito a designare, in ciascun ufficio, i funzionari autorizzati a compilare il modulo I/D.
Quanto al regime fiscale, si precisa che, come per il passato, il modulo va redatto in carta libera e nessuna tassa deve essere corrisposta dagli interessati.
Per quanto attiene, infine, ai , o altrimenti detti, si osservano le istruzioni impartite a proposito delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni.

Copie autentiche (articolo 7)
Sempre ai fini della presentazione agli organi della pubblica amministrazione, le copie autentiche di atti e documenti sono pienamente equipollenti agli originali, a condizione che esse siano formate con i sistemi e le modalità di cui al successivo articolo 14 e siano in regola con le disposizioni fiscali in vigore. Unica eccezione é quella prevista dal secondo comma dell'art. 27, in materia di titoli di studio per l'ammissione ai corsi universitari.
Le istruzioni relative alla formazione delle copie autentiche e al loro regime fiscale, saranno precisate nel successivo titolo B), concernente la formazione ed il rilascio di atti pubblici.

Dichiarazioni e documenti relativi agli incapaci (articolo 8)
L'articolo stabilisce chi debba compiere gli adempimenti previsti nella legge in esame, nel caso in cui l'interessato sia un incapace. Al riguardo si ricorda che l'incapacità può essere assoluta o relativa. È assoluta: a) per età minore degli anni 21 (salvi i casi di emancipazione per matrimonio o, dopo il compimento degli anni 18, per provvedimento del giudice tutelare; b) per interdizione giudiziale a causa di grave infermità mentale; c) per interdizione legale a carico di talune categorie di reclusi per condanna penale. L'incapacità relativa, a parte altra ipotesi irrilevante a questi fini, ricorre: d) nel caso del minore emancipato per matrimonio; e) nel caso del minore che, dopo il compimento del diciottesimo anno di età sia stato emancipato con provvedimento del giudice tutelare; f) nel caso di inabilitazione, per sentenza, a causa di infermità mentale meno grave.
Nelle ipotesi di incapacità assoluta, le dichiarazioni sostitutive e l'esibizione dei documenti previsti dalla presente legge, nonché la relativa sottoscrizione, sono fatte dal rappresentante legale, genitore esercente la patria potestà [lettera a)] o tutore [lettere b), c)]; nelle ipotesi invece, di incapacità relativa [lettere d), e), f)], esse sono fatte dall'interessato con l'assistenza del curatore. Negli atti in cui intervengono i tutori o i curatori occorre che i medesimi esibiscano il provvedimento di loro nomina da parte del giudice tutelare, ai fini dell'indicazione dei relativi estremi sul modulo (allegati I/E, F, G, H, I, L).
Ciò premesso in via generale, é altresì da tener presente che, per talune disposizioni speciali, il minore degli anni 21, e a volte anche degli anni 18, é ritenuto capace di partecipare ad un dato rapporto giuridico (ad esempio rapporto di impiego o di lavoro) o di compiere un dato negozio giuridico (ad esempio riconoscimento dei figli naturali) e che, secondo i principi, tale capacità deve ritenersi estesa all'esercizio dei diritti e delle azioni che ne dipendono e, quindi, al compimento di tutti gli atti giuridici che possono essere necessari per la partecipazione al detto rapporto o al compimento del negozio. Di conseguenza, in tutti i codesti casi, e limitatamente agli effetti propri di tali procedimenti speciali, i minori aventi i requisiti prescritti devono essere considerati capaci di fare direttamente le dichiarazioni sostitutive e di esibire i documenti di cui agli articoli 5 e 6.

Documenti spontaneamente esibiti (articolo 9)
È fatta salva la facoltà per gli interessati di produrre, qualora lo ritengano per loro più conveniente, la normale documentazione, ivi compreso il tradizionale atto di notorietà anche nei casi in cui ricorra la diretta conoscenza. Agli organi della p.a. é, però, vietato di richiederla, in sostituzione delle forme più agevolate di documentazione o degli accertamenti d'ufficio previsti dalla legge.

Accertamenti d'ufficio (articolo 10)
Qualora sia prescritto il possesso del requisito della buona condotta o dell'assenza di precedenti penali, nonché dell'assenza di carichi pendenti, all'accertamento relativo deve provvedere a proprie cure, l'amministrazione che deve emettere il provvedimento, acquisendo a tal fine le opportune informazioni presso gli uffici competenti. Questi sono tenuti ad adempiere a tali richieste, da qualunque amministrazione o ente pubblico, anche economico, provengano, con sollecitudine e nello spirito della più grande collaborazione.
Il secondo comma dell'articolo in esame vieta alle singole amministrazioni di richiedere agli interessati la produzione di atti o certificati concernenti fatti, stati e qualità personali che esse stesse siano tenute a certificare, o che risultino attestati in documenti anteriormente esibiti dai medesimi interessati e tuttora in possesso delle singole amministrazioni, non essendo stati restituiti o distrutti nei casi consentiti dalle vigenti disposizioni. Per una corretta interpretazione della norma, si tenga presente che per deve intendersi il complesso degli organi od uffici - anche se ubicati in sedi diverse - che compongono uno stesso ente pubblico (comune, provincia, INPS, ENPAS, ecc.); quando trattasi dello Stato, però, il termine coincide con , comprensivo di tutti gli organi centrali e periferici, eccetto le aziende autonome e, in genere, gli organismi per i quali sia previsto un proprio consiglio di amministrazione, che costituiscono, a loro volta, altrettante amministrazioni nel senso suddetto.
Relativamente agli che é vietato richiedere agli interessati, si precisa che essi consistono in tutta quella documentazione, concernente stati e qualità personali o qualsiasi altro fatto giuridicamente rilevante (cittadinanza, situazione familiare, nascita, morte, diritti di proprietà risultanti da iscrizioni in pubblici registri, successioni testamentarie, ecc.), che la singola amministrazione sia tenuta a rilasciare per proprio dovere di ufficio o che, per una ragione qualsiasi, si trovi già in suo possesso e sia tuttora valida.
Gli interessati che intendono avvalersi di un documento precedentemente presentato alla amministrazione devono dichiarare per iscritto, contestualmente all'istanza o su autonomo foglio in esenzione di tassa, di essere consapevoli che l'uso di un documento contenente dati non più rispondenti a verità equivale a uso di atto falso. I medesimi, inoltre, debbono formire gli estremi necessari per individuare l'atto o il documento in precedenza esibito, o il fatto, lo stato o la qualità personale che l'amministrazione dovrebbe certificare.
Appare, peraltro, pacifico che, ove gli atti o i dati in possesso dell'amministrazione si trovino presso gli uffici aventi sede in città diverse, potrebbe essere opportuno per gli interessati, che aspirino ad una più sollecita definizione della pratica, avvalersi della facoltà di esibire spontaneamente il normale documento (articolo 9) o copia autentica di esso (articolo 7). Ciò specie se dal trascorrere di un determinato termine possano derivare responsabilità, anche di ordine soltanto finanziario, a carico degli interessati o dei pubblici funzionari.
Per analoghi motivi di speditezza amministrativa, qualora nella trattazione della pratica intervengono più uffici anche della stessa sede, per ciascuno dei quali occorra una copia dello stesso documento, agli interessati potrebbe essere suggerita l'opportunità di esibire essi stessi le copie necessarie, in carta libera, che verrebbero autenticate a cura del funzionario competente a ricevere la documentazione, in assoluta esenzione di tassa e di diritti di segreteria, per il solo uso interno amministrativo.

Autenticazione della sottoscrizione d'istanza (articolo 20)
Per il caso in cui le disposizioni già in vigore prescrivevano l'obbligo dell'autenticazione della sottoscrizione di particolari istanze che debbano essere presentate agli organi della pubblica amministrazione (non c'é quindi necessun obbligo introdotto dalla legge al di fuori delle ipotesi di cui agli articoli 2, 3 e 4), si osservano le disposizioni dettate nell'articolo 20 e che sono quelle stesse che sono state illustrate nel paragrafo relativo alle dichiarazioni sostitutive di certificazioni.
Si rimanda, pertanto, alle precedenti istruzioni, non senza però precisare che per le autenticazioni delle sottoscrizioni diverse da quelle indicate negli articoli 2, 3 e 4, non si applicano le disposizioni sulla tassa di concessione governativa di cui all'articolo 21. Ove, quindi, non sussistano speciali, diverse disposizioni, le autenticazioni al di fuori delle ipotesi ora richiamate saranno fatte in esenzione di tassa.

B) FORMAZIONE E RILASCIO DI ATTI PUBBLICI
Gli articoli da 11 a 18 e da 21 a 23 per la parte relativa alla legalizzazione delle firme, concernono la formazione degli atti pubblici e loro condizioni di validità nonché l'eventuale rilascio degli atti stessi agli interessati. A differenza di quanto rilevato per le norme esaminate nel precedente titolo, le disposizioni che ora si commentano trovano applicazione non soltanto nei confronti della pubblica amministrazione, ma di chiunque, si tratti anche di autorità giurisdizionali o di privati, e a qualunque fine l'atto pubblico debba servire. Resta ferma l'eccezione prevista nel secondo comma dell'articolo 27, di cui si dirà nel titolo D).

Certificazioni contestuali (articolo 11)
Riproducendo sostanzialmente l'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1987, n. 678, la legge stabilisce che tutte le certificazioni, di qualsiasi natura, da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a fatti, stati e qualità personali concernenti la stessa persona, debbono essere contenute in un unico documento. L'espressione va intesa nel significato onnicomprensivo più avanti illustrato.
Come si evince dal testo, però, le certificazioni da riunire in un unico atto sono quelle che devono essere rilasciate da uno stesso e non da una stessa . L'espressione, come é noto, ha un significato meno ampio, indicando soltanto un ramo di servizio, una unità organica dell'amministrazione con compiti e, in genere, circoscrizione limitati. Così, ad esempio, la conservatoria dei registri immobiliari, l'ufficio del registro e l'ufficio tecnico erariale, rispetto all'Amministrazione delle finanze; l'ufficio del medico provinciale e l'ufficio del veterinario provinciale, rispetto all'Amministrazione della sanità.
Quanto alle domande che gli interessati devono presentare ai pubblici uffici per ottenere le certificazioni contestuali, si precisa che é sufficiente una sola istanza per ogni singolo documento, anche se contenente più certificazioni (cittadinanza, nascita, residenza, stato civile, ecc.). Tale domanda può essere formula oralmente, salvo espressa, contraria disposizione di legge.
Ove le certificazioni contestuali debbano essere rilasciate in bollo, sullo stampato in carta semplice, eventualmente usato per la loro redazione, saranno applicate, ed annullate con timbro dell'ufficio, marche da bollo per l'importo di L. 400 per ogni foglio di quattro pagine effettivamente utilizzato secondo le vigenti disposizioni (e non già per certificazione).
Quanto ai o altrimenti detti, essi saranno riscossi, ove espressamente previsti dalle speciali disposizioni, nella misura stabilita per un solo atto, essendo la certificazione contestuale documento unico.

Redazione e stesura degli atti pubblici (articoli 12 e 13)
Gli originali di tutti gli atti pubblici (leggi, decreti, sentenze, atti notarili, ecc.) devono essere redatti a stampa, o con scrittura a mano o a macchina. Tali sistemi possono essere usati anche promiscuamente nella redazione di un singolo atto.
Le caratteristiche tecniche dei vari sistemi di redazione saranno precisate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro. In attesa, per quanto riguarda la redazione a macchina continuano ad applicarsi le disposizioni emanate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 agosto 1962 (Gazzetta Ufficiale n. 209 del 20 agosto 1962) e per la scrittura a mano le norme da tempo vigenti.
Il testo degli atti pubblici non deve contenere lacune o spazi in bianco che non siano interlineati, aggiunte nel corpo dell'atto, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni di uso comune che non lascino dubbi sul significato delle parole abbreviate, ma é preferibile scrivere sempre la parola per esteso.
Qualora nella stesura dell'atto siano stati commessi errori o si sia incorso in omissioni, si deve procedere alle opportune variazioni, sempre prima che il pubblico ufficiale apponga la propria firma sull'atto stesso e con la scrupolosa osservanza delle seguenti modalità:
- cancellare in modo che si possano sempre leggere le parole che si intendono annullare o sostituire;
- far risultare gli annullamenti, le sostituzioni e le aggiunte alla fine dell'atto, mediante postille contraddistinte con segni numerici o alfabetici di richiamo e trascrivendo le parole cancellate, oppure indicandone il numero e riportandone la prima e l'ultima. Quando la cancellatura riguarda intere linee, é sufficiente indicare l'ordine numero di esse e le pagine in cui sono contenute;
- menzionare il numero complessivo delle postille.
Restano, inoltre, salve le speciali disposizioni ivi comprese quelle della legge notarile, non incompatibili con la legge in oggetto.

Autenticazione di copie conformi (articolo 14)
Secondo l'articolo in esame, le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute, oltre che a stampa, o con scrittura a mano o a macchina, anche con altri procedimenti che saranno specificati con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentiti i Ministri per la grazia e giustizia e per il tesoro. In attesa, si applica anche a questi fini il citato decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 agosto 1962, integrato dal decreto 10 aprile 1966 (Gazzetta Ufficiale 20 aprile 1966, n. 96).
Per la formazione delle copie autentiche, oltre alle norme concernenti la stesura materiale del testo degli atti pubblici e la possibilità di apportarvi variazioni di dipendenza di errori ed omissioni, già illustrate, si applicano le seguenti.
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale é stato emesso l'originale, da quello presso il quale é depositato o conservato, o da quello al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco, anche se di comune diverso da quello di residenza. Quando l'atto originale sia stato emesso da un organo della pubblica amministrazione, o sia presso questo depositato o conservato la competenza a procedere alla autenticazione spetta ai funzionari ai quali, secondo i rispettivi ordinamenti, é attribuita la potestà certificatoria (ad es.: consiglieri di prima, seconda e terza classe per le amministrazioni dello Stato, anche se trattasi di decreto ministeriale); nel caso in cui la copia del documento debba essere prodotta da un pubblico ufficio legittimati a procedere alla autenticazione sono anche i funzionari competenti a ricevere la documentazione. Ove l'atto originale sia depositato presso un notaio, e questi soltanto competente a rilasciare la copia autentica, non prevedendo la legge in esame né la possibilità che gli altri pubblici ufficiali si rechino presso il suo archivio, né la facoltà di rilasciare copia di copie, per cui continuano ad osservarsi le speciali disposizioni vigenti.
L'autenticazione consiste nell'attestazione che la copia é conforme all'originale, con il quale essa deve essere, pertanto, contestualmente collazionata. Tale attestazione va scritta alla fine della copia, dopo le eventuali postille, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve, altresì, indicare se l'originale é depositato o conservato, nei propri atti o, altrimenti, il nome e cognome dell'esibitore e le modalità della sua identificazione, nonché il numero dei fogli impiegati, la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e infine, apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Secondo i casi si userà, quindi, normalmente mediante stampiglia, una delle formule di cui all'allegato I/M.
Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli, il pubblico ufficiale appone la propria firma (col anche abbreviato, ma non la sigla) a margine di ciascun foglio intermedio.
Ove si tratti di copie parziali o per estratto, si dovranno sempre riprodurre tutti gli estremi necessari per individuare senza possibilità di dubbio l'atto originale.
Sulle copie ottenute sia con l'impiego di mezzi meccanici o fotografici che con uno qualsiasi degli altri sistemi consentiti, il pagamento dell'imposta di bollo, ove sia stata usata la carta bollata, é eseguito mediante l'impiego delle apposite marche da annullarsi con il timbro dell'ufficio, a cura del pubblico ufficiale autorizzato. Ciò, anche quando le copie di cui trattasi debbono essere presentate agli uffici del registro, per la registrazione.
Le marche da bollo da applicare sono dell'importo di L. 400 per ogni quattro facciate del documento originale, e non per ciascuna copia. Ovviamente, se il documento originale contenga degli allegati, l'imposta va corrisposta anche la loro copia, sempre nella misura di L. 400 per ogni quattro facciate. Qualora le copie siano riprodotte su fogli staccati, come nel caso delle riproduzioni fotografiche, essi devono essere legati in modo da costituire un unico documento, avendo cura di apporre nei punti di congiunzione dei vari fogli di timbro dell'ufficio. L'autenticazione deve essere apposta dopo l'ultima riga, non sui margini, e qualora si renda necessario l'uso di un altro foglio, esso dovrà essere computato ai fini dell'imposta di bollo.
Anche ai fini del rilascio delle copie autentiche, vale quanto precisato per i certificati plurimi: é sufficiente una sola domanda, anche orale, per qualsiasi numero di copie.
Resta salvo il diverso regime fiscale previsto da speciali disposizioni di legge.
Per concludere si ricorda, infine, che, come é stato rilevato nelle note introduttive del presente titolo, anche le norme dettate con l'articolo in esame, attenendo al modo di formazione degli atti pubblici, sono di applicazione generale e, pertanto, vanno osservate anche quando tali atti devono essere prodotti a soggetti diversi dalla pubblica amministrazione. È però, da tener presente che, mentre nell'articolo 7 é affermato il principio che agli organi della pubblica amministrazione le copie autentiche ottenute ai sensi dell'articolo 14 possono essere validamente presentate in luogo degli originali (in ogni caso e quindi anche ai fini della trascrizione), nessuna disposizione di legge detta per quanto attiene al valore probatorio delle copie predette che siano altrimenti utilizzate. In tali casi, pertanto, é da ritenersi immutata la disciplina contenuta nel codice civile e in altre leggi in vigore.

Legalizzazione di firme di autorità italiane su atti da valere davanti ad un ufficio pubblico italiano (articoli 15, 16, 18, 21, 22 e 23)
Proseguendo nell'opera di semplificazione intrapresa con precedenti provvedimenti, la legge in esame abolisce - tranne che per una sola eccezione - la legalizzazione delle firme apposte dai pubblici funzionari e pubblici ufficiali italiani, siano operanti in Italia che all'estero (rappresentanti diplomatici o consolari, direttori delle scuole italiane, all'estero, ecc.) su atti e documenti, loro copie o estratti, che devono essere presentati agli uffici pubblici italiani, con sede tanto nel territorio della Repubblica quanto all'estero. Tale abolizione vale, ovviamente, anche nei rapporti tra privati.
A tal fine, come é noto, il funzionario o pubblico ufficiale che rilascia l'atto o documento deve sul medesimo, indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio (articolo 18 comma 2). Motivi di opportunità, peraltro, consigliano di usare sempre tali formalità, a prescindere da ogni considerazione sull'obbligo o meno, della legalizzazione.
L'unica eccezione mantenuta dalla legge, stante la implicita abrogazione dell'articolo 9 del decreto del Presidente della Repubblica 2 agosto 1957, n. 678, che concerneva la legalizzazione delle firme degli esercenti professioni ed arti, é quella relativa alle firme dei capi delle scuole parificate o legalmente riconosciute, da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la scuola (articolo 16).
In tal caso si dovrà, quindi, procedere alla legalizzazione a cura del provveditore agli studi della provincia in cui ha sede la scuola. Si precisa, però, al riguardo che con la locuzione la legge ha inteso indicare, come é nello spirito di tutta la legislazione volta a semplificare le procedure amministrative, l'ufficio del provveditore agli studi. Ciò premesso e tenuto conto che, ai sensi dell'articolo 159 dello statuto degli impiegati civili dello Stato, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, la competenza a rilasciarre certificazioni spetta ai consiglieri di prima, seconda e terza classe, legittimati a procedere alla legalizzazione devono intendersi i funzionari con tale qualifica applicata al servizio in parola.
Nel procedere alla legalizzazione, il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare il nome e cognome e la legale qualità di colui la cui firma legalizza, la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio (articolo 15) (allegato I/N).
Per quanto riguarda il regime fiscale, restano immutate le precedenti disposizioni, tenendo presente che, salvi i casi di esenzione (articolo 23), per ogni firma legalizzata va annullata con timbro dell'ufficio, a cura del pubblico ufficiale, una marca di concessione governativa di L. 200, apposta su foglio in bollo, od opportunamente corredato di marche da bollo secondo quanto in precedenza precisato. Ove manchi spazio sufficiente, si deve aggiungere un altro foglio assoggettato allo stesso regime fiscale, applicando nei punti di congiunzione il timbro dell'ufficio (articolo 22).

Legalizzazione di firme su atti da valere presso autorità estere o rilasciate dalle medesime (articoli 17, 21, 22 e 23)
Nei rapporti con le autorità di Stati esteri, ai fini dell'obbligo della legalizzazione, occorre distinguere le seguenti ipotesi:
1) Firme apposte da pubblici ufficiali italiani su atti e documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere
L'onere della legalizzazione sussiste, ove essa sia richiesta dalle autorità straniere. In tal caso si fa, formalmente, luogo ad una doppia legalizzazione: prima il Ministro competente legalizza la firma del pubblico ufficiale, dipendente o sottoposto a vigilanza, che ha rilasciato l'atto o documento e, successivamente, il Ministro degli affari esteri legalizza quella del Ministro competente. A questo proposito, é da precisare che, analogamente a quanto rilevato in occasione delle legalizzazioni da parte del provveditore agli studi (articolo 16), le espressioni e stanno rispettivamente per e , essendo nella logica del sistema dell'identificazione dell'organo con il suo titolare. Pertanto, considerato che, ai sensi del citato articolo 159 del testo unico approvato con decreto del Presidente della Repubblica n. 3 del 1957, la competenza a rilasciare spetta ai consiglieri di prima, seconda e terza classe, o equiparati, devono ritenersi legittimati a procedere alla legalizzazione in esame i funzionari con tale qualifica in servizio sia presso l'amministrazione centrale che presso quella periferica. Evidenti motivi di opportunità consigliano, però, che al servizio della legalizzazione siano applicati, salvo che per gli atti emanati dagli organi centrali dell'amministrazione, consiglieri che prestano la loro opera presso gli uffici periferici, preferibilmente con circoscrizione provinciale o quanto possibile analoga. È ovvio che le firme di tali pubblici ufficiali legalizzati dovranno essere depositate presso il Ministero degli affari esteri, per la successiva legalizzazione di competenza.
È poi, da tener presente che, pur essendo stata soppressa, come già rilevato la legalizzazione delle firme apposte dagli esercenti arti e professioni sopra atti e certificati da prodursi ad uffici pubblici fuori del Comune, sorge talvolta la necessità di far luogo alla legalizzazione per gli atti di tale specie da produrre all'estero. In questi casi, a richiesta degli interessati, si procederà, come per gli atti dei pubblici ufficiali, con il sistema della doppia legalizzazione: amministrazione competente (ad es.: Ufficio del medico provinciale per i certificati medici) e Ministero degli affari esteri.

2) Firme apposte dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche e consolari italiane all'estero o dai funzionari da loro delegati
Non é più prevista alcuna legalizzazione, essendo stata abolita - come già rilevato - quella delle firme sugli atti da far valere davanti ad autorità italiane. A questo fine, però, si devono osservare, per il rilascio degli atti e documenti, le formalità prescritte nel secondo comma dell'articolo 18 di cui si é già detto.

3) Firme apposte da autorità estere su atti e documenti formati all'estero e da valere nello Stato
È prevista la sola legalizzazione da parte dei competenti organi delle nostre rappresentanze diplomatiche o consolari all'estero, essendo stata abolita la seconda legalizzazione da parte del Ministero degli affari esteri.
Qualora gli atti e documenti formati all'estero siano redatti in lingua straniera, deve essere allegata, come per il passato, una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale.

4) Firme apposte dai competenti organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari straniere residenti in italia su atti o documenti formati nello Stato e da valere nello Stato
Tali firme sono assoggettate alla legalizzazione per gli affari esteri. Al riguardo, premesso che anche in questo caso il termine sta per , si informa che, secondo intervenute intese tra i Ministri degli affari esteri e dell'interno, il Ministro per gli affari esteri, avvalendosi della facoltà di cui all'articolo 1 del regio decreto 12 febbraio 1911, n. 297, ha disposto che provvedano all'incombenza le Prefetture della Repubblica, nella loro qualità di uffici dei rappresentanti del potere esecutivo nelle province. Pertanto, gli atti e documenti di qualsiasi natura rilasciati dalle rappresentanze estere in Italia saranno presentati, per la legalizzazione, alle Prefetture nella cui circoscrizione le rappresentanze medesime hanno sede.
Anche nelle ipotesi di cui ai precedenti numeri 1), 3) e 4), però, leggi dello Stato e accordi internazionali possono stabilire esenzioni dall'obbligo della legalizzazione o della traduzione degli atti o documenti redatti in lingua straniera. In tali casi, quindi, le precedenti disposizioni della legge non si applicano.
Per opportuna notizia, si riporta, nell'allegato II, l'elenco delle convenzioni e degli accordi contenenti clausole per l'abolizione della legalizzazione.
Quanto prima, poi, entrerà in vigore la convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, ratificata con legge 20 dicembre 1966, n. 1253, la quale prevede per gli atti da e per gli Stati aderenti alla convenzione stessa, in luogo della normale legalizzazione, l'apposizione di una più semplice . Per l'applicazione di tale convenzione saranno, a suo tempo impartite opportune istruzioni dal Ministero per gli affari esteri.
Relativamente al regime fiscale da rispettare per la legalizzazione degli atti da e per l'estero e per la certificazione di conformità al testo straniero della prescritta traduzione (articolo 17, comma terzo), si precisa, infine, che per ogni atto o documento va pagata a mezzo delle apposite marche, la tassa di concessione governativa di L. 500, anche se trattasi di certificato plurimo rilasciata ai sensi dell'articolo 10. Tale tassa é ridotta a L. 200 per i documenti di cui all'articolo 16 da valere nel territorio della Repubblica di San Marino, purché contengano l'espressa menzione di tale uso. Si osservano le disposizioni di cui agli articoli 21, comma quarto, 22 e 23 già illustrate.
Conformemente a quanto sinora praticato, la tassa predetta, ove non ricorrano motivi di esenzione a norma dell'articolo 23, si aggiunge - per gli atti formati all'estero - ai diritti consolari previsti dal decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1957, n. 200, da riscuotersi nelle forme consuete a cura delle nostre rappresentanze. Non essendo, peraltro, possibile l'uso fuori dal territorio nazionale delle marche di concessione governativa, come di quelle da bollo, le rappresentanze diplomatiche e consolari all'estero provvederanno, ai sensi dell'articolo 61 del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 200, ad applicare sull'atto da legalizzare apposita stampiglia con la seguente dicitura: ().
La regolarizzazione fiscale avverrà, pertanto, al momento della presentazione dell'atto ad un ufficio pubblico in territorio nazionale, a cura del pubblico ufficiale, il quale provvederà ad annullare con il timbro dell'ufficio, le marche da bollo e di concessione governativa da apporre per l'importo prescritto (L. 400 di marche da bollo per ogni foglio di quattro pagine e L. 500 di marche da concessione governativa per la legalizzazione).

C) CONSERVAZIONE DI ATTI E DOCUMENTI
L'articolo 25 prevede, tanto per le pubbliche amministrazioni che per i privati, la facoltà di sostituire ai documenti dei propri archivi, alle scritture contabili, alla corrispondenza ed agli altri atti di cui per legge o regolamento é prescritta la conservazione, la corrispondente riproduzione fotografica, anche se costituita da fotogramma negativo.
I limiti, i procedimenti tecnici e le modalità della fotoriproduzione e della sua autenticazione saranno stabiliti con decreti interministeriali. Le istruzioni relative saranno, quindi emanate con successiva circolare.

D)PARTICOLARI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
L'articolo 27, comma primo, nel riconfermare le speciali disposizioni di cui al regio decreto 9 luglio 1939, n. 1238, concernenti la presentazione dei documenti necessari per la celebrazione del matrimonio, nonché quelle di cui al decreto del Presidente della Repubblica 3 maggio 1957, n. 686, relative alla presentazione dei documenti nei concorsi per le carriere statali, fa espressamente salva l'applicazione, anche in tali procedimenti amministrativi, degli articoli 7, 11, 12, 13, 14, 17, 18 e 19, relativi alla equipollenza ai documenti originali delle copie autentiche e alla loro formazione, alle certificazioni contestuali, alla redazione e stesura degli atti pubblici, alla legalizzazione delle firme, e alla trasmissione dall'estero, di atti agli uffici dello stato civile.
La norma nulla dice circa l'autenticazione delle firme dei concorrenti in calce alle domande di partecipazione ai concorsi statali, espressamente prevista dall'articolo 2, comma secondo, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 686. Nondimeno, poiché le eccezioni alla disciplina generale sulla documentazione amministrativa dettata dalla legge 4 gennaio 1968, n. 15, concernono soltanto la presentazione dei ossia di quegli atti che servono a documentare il possesso dei necessari requisiti da parte dei vincitori del concorso, e poiché le modalità di autenticazione stabilite nell'articolo 20 hanno indubbio carattere di generalità, non può escludersi l'applicazione di tale norma anche ai procedimenti concorsuali. In tal caso, si tenga però presente, che non é dovuta la tassa di concessione governativa che, ai sensi dell'articolo 21, comma primo, é prescritta solo per le dichiarazioni sostitutive fatte ai sensi degli articoli 2, 3 e 4. I documenti prescritti per i concorsi vanno, però successivamente presentati in conformità dell'articolo 11 del ripetuto decreto del Presidente della Repubblica n. 686.
La stessa disciplina vale, per evidenti motivi analogici, anche per le assunzioni obbligatorie senza concorso e per le assunzioni di personale non di ruolo eccezionalmente ancora ammesse. Peraltro, per le ipotesi in cui speciali disposizioni legislative consentano, in presenza di determinate, urgenti necessità, saltuarie e ripetute assunzioni dello stesso personale iscritto in appositi albi o elenchi tenuti dall'amministrazione, la documentazione prescritta per l'accesso al pubblico impiego può essere acquisita al momento dell'iscrizione nell'albo o elenco che trattasi.
Un'altra deroga, infine, é prevista nel secondo comma dell'articolo 27 della legge n. 15. Essa riguarda l'obbligo di presentare il titolo originale di studi medi, o il certificato temporaneamente sostitutivo rilasciato dalle competenti autorità scolastiche, per ottenere l'ammissione ai corsi universitari. A tali fini, quindi, non é ammessa la copia autentica di cui agli articoli 7 e 14, mentre in ogni altra disposizione la legge in esame va normalmente conservata.
Come si evince dalle istruzioni che precedono, l'applicazione della nuova disciplina, data l'ampiezza della sua portata, può dar luogo a qualche difficoltà, specie nei primi tempi.
Si raccomanda, pertanto, agli organi di indirizzo di voler adottare le più opportune disposizioni perché si possa far luogo, con ogni sollecitudine possibile, alla integrale e corretta applicazione della legge. A tal fine sarà sommamente utile che le singole amministrazioni integrino con proprie istruzioni, più pertinenti ai particolari servizi di competenza, quelle generali contenute nella presente. I capi dei vari uffici dovranno essere invitati a predisporre la più razionale organizzazione dei servizi ed a promuovere, tra il dipendente personale, uno spirito di civile collaborazione con gli enti ed i privati, nei reciproci diuturni rapporti. Non si vorrà mancare, a tal fine, di curare la divulgazione delle norme della legge e l'uso degli appositi moduli che, con la presente vengono consigliati. Risulterà certamente utile pubblicare, in un numero speciale del Bollettino delle singole amministrazioni, il testo della legge, della presente circolare e delle particolari istruzioni dell'amministrazione interessata. Sarà anche opportuno procedere alla revisione degli stampati e moduli già in uso al fine di armonizzarli con le più recenti disposizioni.
La corretta e intelligente applicazione della legge e delle istruzioni che la integrano costituisce, per tutti i pubblici dipendenti ed i pubblici ufficiali in genere, adempimento di un preciso dovere di ufficio, di cui dovrà essere tenuto conto nella valutazione che, a qualunque fine, deve essere fatta dal personale interessato. Le infrazioni a tale dovere dovranno essere disciplinarmente rilevate.
Si resta in attesa di un cortese cenno di assicurazione e, successivamente, del testo delle istruzioni particolari che le singole amministrazioni vorranno emanare ad integrazione delle presenti.

Il Ministro per la riforma dell'Amministrazione: TESSITORI