Ciò che forma l'archivio sono i documenti, i documenti generalmente formano
i fascicoli.
I fascicoli che si formano in un archivio di famiglia sono in
continuo aggiornamento per un periodo che è indeterminabile.
I fascicoli vanno sempre chiusi a scadenze opportune che solitamente
coincidono con la fine di una determinata attività produttiva di
documentazione: per esempio il fascicolo dei rapporti con una banca è chiuso
definitivamente dopo la cessazione del rapporto con la stessa, alla fine di un
incarico professionale va chiuso il relativo fascicolo, oppure alla vendita
della propria automobile va chiuso il fascicolo intestato ad essa.
Quando un fascicolo dell'archivio familiare è chiuso, sul suo dorso, se non
è già stato fatto almeno in parte, si scrive il nome della categoria alla
quale il fascicolo appartiene, con gli estremi cronologici generici, ossia
l'indicazione dell'anno del primo documento, il più vecchio, e dell'ultimo
documento, il più recente, raccolti in quel fascicolo.
Dopo la chiusura, i fascicoli, vanno tenuti separati dall'archivio in
corso e raggruppati secondo l'ordine prospettato dal titolario.
L'archivio nel suo insieme è così fisicamente diviso in due parti: una più
recente ed una più antica.
In alternativa o in casi eccezionali dove il materiale documentario che si va
raccogliendo è notevole, si pensi ad esempio all'archivio di un uomo
politico, si potrebbe adottare un procedimento diverso per i fascicoli che si
vanno formando e via via chiudendo nel tempo, separando annualmente i
documenti dell'anno trascorso, conservando la parte dell'ultimo anno che è
passato unita alla documentazione degli anni precedenti e conservando
l'ordine, anno per anno, secondo lo schema del titolario.
L'archivio aggregato
L'archivio familiare che avesse accolto il materiale
documentario costituente, in tutto o in parte, l'archivio di un'altra
famiglia, avrebbe quello che viene tecnicamente denominato un archivio
aggregato o riunito. Gli archivi aggregati di valore più significativo sono
in genere rappresentativi di un patrimonio trasmesso per eredità e del quale
ne costituiscono il mezzo di corredo.
Inoltre un archivio di famiglia può comprendere anche documentazione che
momentaneamente si è formata ed è servita come archivio separato. Tale
eventuale ulteriore documentazione può essere generata o acquisita in vari
modi, ha una provenienza imprevedibile, potrebbe formarsi in modo inatteso o
riflettere varie circostanze: una seconda casa usata per le vacanze, un lungo
soggiorno all'estero, un figlio, e molto altro ancora.
L'archivio di famiglia, tuttavia, rimane l'unico archivio.
Nel caso di una seconda casa potrebbero essere fatti dei fascicoli e
sottofascicoli analoghi a quelli dell'archivio di famiglia per le categorie
come "Fonti energetiche e comunicazioni", "Banche",
"Casa", ma non verrebbero fatte nuove categorie come
"Amministrazione", "Lavoro", "Automobile",
"Viaggi" e "Sanità". In occasione di un lungo soggiorno
all'estero, se esso implicasse, come conseguenza, un'abitazione, un lavoro,
l'automobile ecc., la documentazione si strutturerebbe in un archivio
indipendente, da costruire sempre con la massima discrezionalità; un caso
simile al precedente potrebbe realizzarsi anche per un figlio, per il periodo
che vive nell'ambito della famiglia dopo il conseguimento della maggiore età.
La serie in un archivio familiare è una raccolta di
documenti con caratteristiche uniformi e comuni.
Nella maggior parte degli archivi di famiglia è utile, a fini pratici, raggruppare
assieme un determinato tipo di documentazione come garanzie, istruzioni
per l'uso e tessere, al fine di formare una serie speciale. La serie speciale
è fisicamente collocata fuori dall'archivio ordinato secondo il titolario,
quandanche l'oggetto al quale essa fa riferimento sia presente in una
categoria o classe specifica (come potrebbe essere "Automobile",
"Casa", ecc.). Quindi anche se le varie istruzioni per l'uso,
garanzie e tutto ciò che si ritiene utile collocare in una serie speciale
potrebbe concettualmente appartenere ad una categoria dell'archivio, per una
migliore funzionalità la serie speciale è separata dall'archivio e tenuta
con un criterio di classificazione, o più semplicemente di ordine, diverso.
Della medesima tipologia di materiale si può avere più d'una serie a seconda
delle opportunità (ad es. una serie "Carteggio" per ognuno dei
coniugi).
Tutto ciò, va ribadito, è reso opportuno per una maggiore funzionalità nel
reperimento e nell'uso della documentazione.
Vi sono inoltre tipologie di materiali, come fotografie, lettere personali,
cartografia ecc., che a tutti gli effetti sono parte dell'archivio
ma, a differenza delle serie speciali, che sono tenute separate per un uso pratico,
queste per la loro stessa natura o per i propri caratteri estrinseci,
non trovano una diretta e coerente collocazione in un titolario e perciò
richiedono un'attenzione particolare. Questo materiale è utile conservarlo in
appositi raccoglitori, teche, scatole ed album, suddividendolo per contenuti,
materia trattata, caratteri estrinseci e tipi di supporto.
Da notare che non fanno parte dell'archivio di famiglia in senso stretto
libri, giornali, riviste e raccolte, perché queste costituiscono
eventualmente il contenuto di una biblioteca o di una collezione.
Possibili serie speciali
Documenti d'identità e tessere
Carteggio
Cartoline
Istruzioni per l'uso
Garanzie
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