Davide Magini Office Automation Advisor

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Consulenze Hardware e Software
Storage, Sicurezza, Reti, Voip....


Esempio di realizzazione effettuata per 8 postazioni nel luglio 2018
con considerazioni e prezzi indicativi.
(Per il sopralluogo, analisi di fattibilità, ecc.. sono disponibile a titolo gratuito)

Di seguito espongo un esempio realizzato nel luglio 2018 presso uno studio legale a Roma, è solo indicativo ma si comprende che una struttura informatica completa, con i sistemi disponibili sul mercato oggi, può essere realizzata a costi realmente contenuti e con un risultato completo ed efficiente e anche dimostra la possibilità di utilizzare software opensource, cioè a costo zero, rendendo efficiente tutto l'apparato software e hardware.
Ovviamente questa realizzazione è stata una nuova realizzazione e ho potuto personalizzarla liberamente, in caso di situazioni già esistenti bisogna analizzare la fattibilità e l'integrazione.


Di seguito espongo la funzione dei vari apparati, il funzionamento, il motivo della scelta e indicativamente i costi per cercare di rendere chiaro come senza trovare soluzioni da manuale, come fanno il 99 % delle aziende informatiche e facendo lievitare i costi anche 10 volte superiori alle soluzioni alternative comunque valide, si riesce a realizzare sistemi sicuri, efficienti e complessi spesso a prezzi inferiori di un unico smartphone di fascia alta.
Ovviamente ai costi materiali vanno aggiunti i costi per la configurazione e installazione di ciascun apparato e dei software, questo deve essere valutato di volta in volta e sono sempre necessari con qualunque soluzione adottata, per far capire il risparmio, in questa soluzione il costo totale è stato inferiore al costo di un unico server Windows senza CAL (licenze di accesso Clients) e niente altro.

Costi indicativi per l'hardware e software usato:
Descrizione
Costo Un.
Dominio di posta IMAP con attivazione MySql.
40,00
Archiviazione documentale studio
0,00
ElFinder Web Virtual Disk 0,00
IPcam WiFi per videosorveglianza visione notturna fino ai 8 mt. e una risoluzione di 640x480 px 40,00
NAS con 2 HDD 2TB configurato con mirror + backup esterno USB giornaliero incrementale 300,00
CISCO gateway Voip to PSTN 50,00
Centralino telefonico PSTN 3 linee e 16 interni
160,00
Switch 10-100-1000 16 porte 60,00
PC All in One 20" 4GB HDD 500GB Linux Fedora 300,00
Fedora desktop, Open Office, Firefox e Thunderbird 0,00

  1. Dominio di posta IMAP con attivazione MySql. (40 euro)
    Con Provider come Aruba è possibile avere un dominio Web e di posta partendo dal prezzo di 25 euro annuali con spazio illimitato sul disco, con Mysql e Imap comunque un costo minore di 40 euro all'anno.
  2. Archiviazione documentale studio (costo zero)
    Ho utilizzato un software open source fatto in PHP con utilizzo MySql, questo software chiamato Form Tools serve per la creazione di database ed è personalizzabile, archivia sia contenuti testuali che files allegati, molto semplice da usare con possibilità di esportare gli archivi in vari formati, nello studio l'ho configurato per l'archiviazione documentale digitale, essendo appoggiato a un dominio gli utenti hanno la possibilità di accedervi dovunque ed essendo una applicazione Web posso accederci con qualunque dispositivo o computer tramite un semplice browser
    (Firefox, Chrome, Safari, ecc..).
  3. ElFinder Web Virtual Disk (costo zero)
    Sul dominio ho installato anche un disco virtuale Web elFinder, sempre un software opensource in PHP, crea un disco virtuale Web per poter condividere tutti i files di studio ovunque vi troviate e con qualunque dispositivo senza bisogno di installare nessuna app o software sui computer di studio, è sufficiente un browser (Firefox, Chrome, Safari, ecc..).
  4. IPcam WiFi per videosorveglianza visione notturna fino ai 8 mt. e una risoluzione di 640x480 px (40 euro)
    (costo unitario circa 40 euro - fascia di costo 35 - 300 euro dipende dalla risoluzione e funzioni).
    Costo contenuto e WiFi non necessita del cavo di rete comunque serve l'alimentazione, dotate di software autonomo e non hanno bisogno di una unità di controllo a volte con costi superiori ai 1.000 euro, possibilità di accedere alla visione tramite App su smartphone inoltre le IPcam possono inviare una email in caso di movimento, in questo caso configurate per farlo solo le ore notturne e salvano in automatico i filmati, sempre in caso di movimento per 24h su di una cartella del NAS o Server di rete distinguendo giorno e ora della registrazione, volendo si potrebbero configurare per salvare i filmati su un dominio esterno in FTP oppure facendo un abbonamento Cloud della casa madre.
  5. NAS con 2 HDD 2TB configurato con mirror + backup esterno USB giornaliero incrementale. (300 euro)
    (costo totale con due dischi al di sotto dei 300 euro e in caso non abbiate bisogno di un software residente nel server è un ottima soluzione alternativa al server stesso, nel caso specifico tutti i software usati dallo studio sono applicazioni Web esterne , perciò un server locale non aveva motivo di essere installato).
    Il Nas viene usato per la condivisione delle cartelle d'ufficio, il mirror permette una copia esatta in tempo reale del contenuto del disco primario che in caso di rottura può essere riattivato con semplici operazione e senza perdita dati.
    Mentre il backup giornaliero differenziale su HDD esterno USB permette il recupero dei dati non solo in caso di rottura del NAS (comunque avendo il mirror anche la rottura totale non ne compromette i dati ma un più lungo periodo di attesa per il ripristinio) ma anche per il recupero di quei dati cancellati erroneamente dal disco o per errori dell'operatore limitando questa perdita al massimo di 24h.
  6. Abbonamento internet in fibra con una linea telefonica inclusa (39 euro mese)
    Abbonamento internet che comunque può essere con chiunque , i prezzi di mercato in questo caso sono molto simili.
  7. CISCO gateway Voip to PSTN (costo sotto i 50 euro)
    Poiché lo studio aveva bisogno di tre linee telefoniche e i costi per le linee aggiuntive lievitava molto ho consigliato l'attivazione di tre linee Voip con Ehiweb che fino a tre sono gratuite, perciò a costo zero, il Cisco ne avevamo bisogno per collegare un centralino analogico,
    inoltre la possibilità di utilizzare il telefono ovunque vi troviate, per esempio installando sullo smartphone un software Voip , potete effettuare telefonate e ricevere le telefonate di studio anche direttamente sul proprio cellulare , in Italia o all'estero senza nessun costo aggiuntivo, è sufficiente un accesso internet. Se vi trovate per esempio in Asia e dovete ricevere o fare una telefonata in Europa da o per un telefono fisso potete farlo senza nessun costo aggiuntivo. E infine potete avere due o più sedi utilizzando sempre lo stesso contratto, essendo linee Voip potete avere tre - quattro - cento linee senza limiti, nelle altre sedi vi servirà solo un contratto internet.
  8. Centralino telefonico PSTN 3 linee e 16 interni (160 euro)
    Il centralino telefonico è stato scelto un PSTN poiché per l'utilizzo d'ufficio non ha quasi niente di meno rispetto a un centralino VOIP (identificativo di chiamata, segreteria telefonica, musica di attesa personalizzabile, chiamata a tre, deviazione di chiamata, messaggio notte e giorno, messaggi personalizzabili informativi, comandi remoti, chiamata con identificativo dell'interno, ecc...), ha un costo molto inferiore e i telefoni non hanno bisogno di modelli particolari e di configurazione come avviene con un centralino VOIP e in caso di rottura del telefono il cliente ne può comprare uno qualunque analogico normale o cordless nel primo negozio che trova sotto l'ufficio, importante abbia il tasto R o Flash per i comandi al centralino, lo attacca e funziona senza nessun intervento di un tecnico.
  9. Switch 10-100-1000 16 porte (150 euro)
    Un normalissimo switch con 16 porte fino a 1Gb di velocità, in caso di rottura è sufficente sostituirlo con un altro e ricollegare i cavi, operazione semplice che può effettuare il cliente stesso senza nessun intervento tecnico specializzato.
  10. PC All in One 20" 4GB HDD 500GB freedos (300 euro)
    Ho fatto acquistare dei PC All in One da una casa che permette l'acquisto senza sistema operativo risparmiando così sul costo del sistema operativo, ho poi installato il Fedora Desktop, configurato in rete, stampanti, risorse di rete, ecc. 4GB ram sono molti se usato con Linux infatti dopo l'installazione di Fedora garantisco che le performance sono risultate molto elevate e inoltre  non variano nel tempo come avviene con Windows e Mac a fronte degli aggiornamenti sempre più pesanti.
  11. Fedora desktop, Open Office, Firefox e Thunderbird (costo zero)
    Visto che lo studio già usava Open Office e le applicazioni usate sono ormai tutte basate sul Web come la Fattura Elettronica, Archivio documentale, Applicativi del Tribunale ecc.., ho ritenuto opportuno far provare al Cliente l'utilizzo delle stazioni di lavoro con Linux dove ho installato, per le altre attività, Firefox e Chrome come browser, Thunderbird per le email, OpenOffice (Word editor, Foglio di Calcolo, Presentazioni, ecc...) e Okular per i documenti PDF. Inoltre OpenOffice o LibreOffice sono disponibili sia per Windows che per Mac e in questa maniera hanno potuto uniformare il sistema di lavoro mantenendo le loro macchine e libertà di scelta anche per il futuro. In questa maniera hanno un buon risparmio e durevole nel tempo, poiché con l'uso di software libero non devono più affrontare i costi per l'acquisto e per gli aggiornamenti futuri che diventano anno per anno sempre più frequenti. Devo dire che è stata una soluzione vincente visto che dopo un anno di utilizzo il Cliente è estremamente soddisfatto benché all'inizio era intimorito per l'utilizzo di Linux sulle stazioni di lavoro.

Davide Magini - Consulente per l'automazione d'ufficio - Rocca di Papa (RM) - email: davidema@tiscali.it