Oggi, grazie allo sviluppo tecnologico, è possibile elaborare ed archiviare grandi quantità di dati ed è quindi essenziale poter rintracciare, facilmente ed in ogni momento, un qualsiasi documento tra tutti quelli ammassati nel nostro computer.
Analogamente a quanto accade in una biblioteca, in cui i libri, per poter essere reperiti, vengono suddivisi per argomenti (narrativa, saggistica ecc.) e quindi per ulteriori sottocategorie (per autore, periodo, ordine alfabetico ecc.), potremo organizzare i nostri documenti in base ad una nostra precisa suddivisione logica.
Non esiste una organizzazione ideale dei documenti: possiamo suddividere i file (archivi di dati) secondo la natura del programma con cui li abbiamo creati oppure possiamo raggrupparli per argomento; l’importante è, comunque, scegliere una logica che corrisponda al nostro modo di lavorare.
I diversi sistemi operativi mettono a disposizione dell’utente la possibilità di creare un sistema di organizzazione dei documenti da un punto di vista logico e, pur con lo stesso fine e con lo stesso risultato, hanno scelto impostazioni differenti per strutturare il proprio sistema di archiviazione.
Nel sistema operativo MS-DOS, ad esempio, il sistema di archiviazione è chiamato "ad albero": si parte da una directory centrale e principale sul disco fisso, definita root directory (root, radice), in cui sono depositati i file principali del sistema operativo e da cui dipartono le diverse componenti "dell’albero", ognuna delle quali è chiamata subdirectory.
Ciascuna subdirectory può contenere file di dati o programmi, ma soprattutto può dare origine ad ulteriori ramificazioni, ad altre subdirectory.

Vediamo ora un esempio di come può essere rappresentato il percorso (path) di un file, passando tra directory e subdirectory:

Se creiamo uno schema organizzativo ben chiaro, la ricerca di un file sarà facilitata e non sarà necessario ricordarne esattamente a memoria il percorso, ma basterà ricostruirlo secondo logica. È importante, in quest’ottica, attribuire al file una denominazione che ne consenta un’immediata individuazione all’interno della subdirectory, denominazione che dovrebbe esprimerne sinteticamente il contenuto.
È necessario, inoltre, fare molta attenzione alla denominazione dei file, al loro spostamento ed alle copie, per evitare che un nuovo file ne cancelli uno vecchio perché ha lo stesso nome: non è consentito, infatti, che due file, all’interno della stessa subdirectory, si chiamino allo stesso modo, altrimenti il sistema operativo non saprebbe come distinguerli. Nel caso in cui si voglia salvare un file con un nome che è già presente nella directory, il sistema operativo segnalerà, con un apposito messaggio, che esiste già un file così denominato e chiederà se si vuole effettuare la sostituzione del vecchio con il nuovo; se vogliamo avere versioni diverse di uno stesso documento, basterà registrarle con nomi diversi.