CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA DEGLI ARCHIVI STORICI COMUNALI.

Comune di Trevi nel Lazio

1. I Comuni di Acuto, Paliano, Piglio, Serrone e Trevi nel Lazio, in virtù della presente convenzione, stipulata ai sensi dell’art. 30 della D.Lgs. 18.8.2000, n. 267, gestiscono gli archivi storici comunali in forma associata al fine di valorizzarne e pubblicizzarne i contenuti mettendoli al servizio della collettività attraverso una programmazione congiunta.

2. Al termine del primo quinquennio alla convenzione potranno aderire altri Comuni, contermini ad almeno uno di quelli già convenzionati. La relativa richiesta, una volta ottenuto il parere favorevole da parte della Consulta di cui al successivo articolo 5, comporterà la riformulazione ed approvazione del presente atto di convenzione da parte dei competenti organi di tutti gli enti aderenti.

1. La presente convenzione ha durata di cinque anni dalla data della sua stipulazione e potrà essere prorogata espressamente per un uguale periodo con provvedimento delle rispettive Giunte comunali dei Comuni partecipanti.

2. La risoluzione della convenzione potrà avvenire con le seguenti modalità e condizioni:

1. Consensualmente, previa conforme deliberazione dei Consigli Comunali degli enti associati;
2. Alla scadenza del termine se almeno tre enti associati non decidessero di prorogarla;

3. Il recesso unilaterale a discrezione di uno degli enti associati, può avvenire alla scadenza della convenzione previa deliberazione del Consiglio Comunale, con preavviso da comunicarsi agli altri enti almeno sei mesi prima della data prevista per il recesso.

1. Viene costituito il servizio per la tenuta e l’accesso agli archivi storici dei comuni convenzionati, impegnando un archivista professionale un giorno la settimana, dal lunedì al venerdì per ogni Comune.

2. L’attività di gestione del servizio regolata dalla presente convenzione, che partirà dal ……………, si effettua nell’ambito territoriale degli enti associati. Sono consentite deroghe esclusivamente nei casi e con le modalità consentite dalla legge. 

3. Il compenso per l’archivista incaricato, ripartito in parti uguali tra i comuni convenzionati, sarà di 24 (ventiquattro) milioni di lire (più 20% per oneri riflessi) pari a 12.452 euro (più 20% per oneri riflessi) l’anno.

4. L’Archivista incaricato avrà il compito:

• Di mantenere l’ordinamento dell’archivio storico, verificando la rispondenza all’inventario ed eventualmente di riordinare e di inventariare parti che si fossero ritrovate o aggiunte all’archivio;
• Di proporre e di organizzare iniziative di valorizzazione, anche ai fini della didattica nelle scuole;
• Di assistere le ricerche di documenti da parte degli operatori comunali, di studenti e di studiosi;
• Di curare la corretta formazione dell’archivio di deposito e di predisporre strumenti di consultazione;
• Di collaborare alla corretta formazione dell’archivio corrente, soprattutto rispetto all’introduzione della protocollazione elettronica.

5. Con la stipula della presente convenzione gli enti interessati si impegnano a:

• Destinare all’archivio storico idonei locali.
• Avere l’inventario aggiornato.
• Fornire all’archivista il materiale necessario per l’aggiornamento degli archivi.

1. I Comuni associati, con distinte deliberazioni dei Consigli Comunali, approvano un unico regolamento del servizio per la tenuta e l’accesso agli archivi storici comunali, recante i seguenti contenuti essenziali:

• Armonizzazione con le norme generali di organizzazione dei singoli enti associati, compatibilità con le rispettive dotazioni organiche e capacità di spesa;
• Regolamentazione della tenuta e della classificazione degli atti ex circolare del Ministero dell’Interno 1° marzo 1897, n. 17100-2;
• Accesso agli atti per gli studiosi che ne facciano richiesta;
• Pubblicizzazione dei contenuti degli archivi anche via Internet;

1. E’ istituita la Consulta dei Comuni associati per la gestione degli archivi storici comunali, composta dai Sindaci dei Comuni associati o da loro delegati. Della Consulta fa parte, con voto consultivo, l’Archivista. 

2. La Consulta ha le seguenti competenze:

• nomina l’Archivista e ne aggiorna l’onorario;
• approva il piano annuale per la gestione del servizio;
• esprime il proprio parere in ordine all’eventuale richiesta di adesione alla convenzione da parte di altri Comuni;
• determina annualmente la quota a carico di ciascun Ente associato per gli acquisti di beni mobili ed immobili con vincolo di destinazione all’attività associata ivi compresi gli investimenti assistiti con contributo a carico dello Stato, della Regione o di altri Enti pubblici o privati;
• definisce con apposito verbale, in caso di risoluzione della convenzione, l’assegnazione dei beni mobili ed immobili acquisiti con espresso vincolo di destinazione all’attività associata, con le modalità di cui al successivo articolo 8.

3. Le decisioni della Consulta, verbalizzate dall’Archivista, sono da questi trasmesse ai competenti organi dei Comuni associati assumendo il valore di atto di indirizzo cui conformare i conseguenti provvedimenti attuativi.

4. La Consulta si incontrerà almeno due volte l’anno con la Soprintendenza Archivistica per il Lazio e con i competenti Uffici della Regione Lazio e della Provincia di Frosinone per valutare ed approvare l’andamento del servizio.

1. L’archivista, tenuto conto delle risorse umane e strumentali in dotazione, della capacità e dei programmi di spesa delle singole amministrazioni, redige la proposta di programma per la gestione annua del servizio associato e lo presenta alla Consulta due mesi prima la scadenza delle leggi di finanziamento.

2. Nel programma di cui al precedente comma sono esposti:

• le risorse materiali necessarie all’espletamento dei servizi programmati, con indicazione analitica delle spese presunte cui farvi fronte, secondo un piano di riparto per singolo ente associato;
• la previsione delle entrate derivanti dalle richieste di finanziamento suddivise in base all’attività programmata nel territorio dei comuni associati e ai progetti di potenziamento del servizio;
• il piano di formazione del personale appartenente ai Comuni associati al fine di ottenere una corretta tenuta degli atti, con indicazione delle risorse con cui farvi fronte, ripartite per singolo ente associato.

3. I contributi eventualmente ottenuti a favore del programma, sono attribuiti a ciascun Ente associato secondo un criterio di priorità accertato dai dati forniti dall’Archivista in sede di Consulta. Lo stesso criterio, salva diversa determinazione della Consulta, viene di norma osservato per il riparto tra gli enti associati della residua quota di spesa non coperta dalla contribuzione statale o regionale.

4. La Consulta dei Sindaci dei comuni associati, entro il 31 dicembre di ciascun esercizio:

• verifica la possibilità di attuare il programma annuale per la gestione del servizio per la tenuta e l’accesso agli archivi storici comunali sulla base di un prospetto di conciliazione delle spese e delle entrate predisposto dai responsabili dei servizi finanziari dei singoli comuni associati;
• verifica la compatibilità del predetto programma con gli indirizzi contenuti nei documenti di programmazione generale dei singoli enti associati;
• determina i criteri di assunzione e di ripartizione delle spese necessarie all’attuazione del programma, i tempi e le modalità dei relativi versamenti;
• individua gli obiettivi annuali da assegnare al servizio associato di tenuta degli archivi storici;
• approva, infine, eventualmente con opportune modifiche ed integrazioni, il programma annuale per la gestione del servizio di tenuta e accesso agli archivi storici.

5. Il programma annuale per la gestione del servizio associato di tenuta e accesso agli archivi storici può eventualmente essere modificato in corso di esercizio, con le medesime modalità e condizioni di cui ai precedenti commi e articoli.

6. In sede di prima applicazione il programma annuale di gestione del servizio viene approvato entro 60 giorni dalla stipula della presente convenzione.

1. La sede di coordinamento del servizio associato è localizzata nel Comune di Serrone, presso gli uffici della biblioteca comunale. Gli uffici delle biblioteche degli altri enti associati sono da considerare come sedi distaccate.

2. Il Comune di Serrone è considerato capo convenzione, come tale è incaricato di presentare domande, rendicontare ed introitare gli eventuali contributi statali o regionali o di altri enti erogati per l’esercizio associato del servizio convenzionato. 

1. Nel caso di risoluzione della presente convenzione, i beni mobili ed immobili acquisiti successivamente alla stipulazione, con espresso vincolo di destinazione all’attività associata, vengono valutati in base al valore attuale, calcolato in base al valore d’acquisto detratto l’ammortamento annuo di cui al T.U.I.R. n. 917/86 e succ. mod. ed int. Detti beni, previo verbale di accordo redatto da parte della Consulta dei Comuni, vengono assegnati in proprietà a ciascun Ente, con obbligo del rimborso alle controparti della quota di valore attuale proporzionale alla partecipazione all’acquisto ed alla eventuale contribuzione statale o regionale.