Le problematiche inerenti la gestione di un ente locale sono complesse ed in continua evoluzione ed è necessario pertanto affrontarle, e risolvere, utilizzando una politica di graduale introduzione dell'innovazione gestionale e organizzativa, costituita di volta in volta da lievi cambiamenti.

E’ noto che il D.Lgs. 77/1995 obbliga alla definizione del P.E.G. solo gli enti locali con popolazione superiore ai 15.000 abitanti e risultano pertanto pochissimi quelli al disotto di tale limite che lo hanno attivato.

In tale fattispecie appare comunque apprezzabile lo sforzo compiuto per agevolare la gestione delle risorse da parte dei responsabili di servizio alla ricerca di una sempre più crescente autonomia nei confronti degli organi politici dell'ente.

Per questi enti diviene opportuno allora impostare con la massima attenzione un sistema di controllo di gestione che peraltro, con qualche aggiunta e adattamento, può usufruire in modo preponderante delle informazioni contenute nel piano esecutivo di gestione.

La fissazione del principio della netta separazione di poteri tra politici e dirigenti, in particolare con il rafforzamento delle funzioni di questi ultimi, sta obbligando i politici a definire puntualmente sia le scelte di gestione che le modalità di attuazione e va pertanto aumentando il numero degli enti, anche di ridotte dimensioni, che si stanno organizzando per una corretta programmazione; l’esperienza di chi scrive insegna che nei piccoli e piccolissimi Comuni è molto difficile attivarla a causa di diversi motivi: gli amministratori, ad esempio, la ritengono spesso inutile oppure temono che i dipendenti non abbiano le competenze e conoscenze necessarie; i dipendenti a loro volta temono di non avere tempo a disposizione e qualche volta "accusano" i politici di non saperla organizzare. Uno dei problemi fondamentali è, tra gli altri, quello della determinazione di incentivi economici atti a compensare in modo adeguato l’ulteriore sforzo richiesto a chi fa parte di una ridotta struttura organizzativa e a tale scopo può essere utile prevedere meccanismi economicamente incentivanti collegati al raggiungimento degli obiettivi fissati al momento della programmazione.

Nella prassi dei piccoli enti si assiste così, per un motivo o l’altro, a sistematici rinvii oppure alla predisposizione di "qualcosa" fatto più che altro per rispettare formalmente la legge o per accontentare coloro che vorrebbero dar vita ad uno strumento di cui non si riesce in molti casi ad apprezzare l’effettiva utilità.

In questi enti è opportuno allora riuscire ad introdurre, come si diceva, se non il P.E.G. almeno un attendibile piano operativo di gestione attraverso la predisposizione di una scheda per ciascun servizio (possibilmente supportata dalla tecnologia informatica, oramai sempre più largamente impiegata nelle diverse amministrazioni pubbliche locali), che evidenzi di volta in volta l'obiettivo da raggiungere, il responsabile e, più in generale, la programmazione dei lavori per l’anno a venire.

A dimostrazione della possibile applicazione di tale utilissimo strumento in enti di qualsiasi dimensione, si propone l’esperienza di un piccolo Comune di circa 2700 abitanti della neonata provincia riminese, quello di …, dove con la buona volontà dell’organo politico (il Sindaco in primis), del segretario comunale e di tutti i responsabili dei servizi, che hanno visto nel piano di gestione uno strumento di crescita reciproca, si sono riusciti ad ottenere alcuni primi significativi risultati.

Previa modifica del regolamento di contabilità, si è provveduto alla individuazione di ventidue servizi da monitorare e sono stati nominati nove responsabili (tutti di sesto e settimo livello), con una precisa suddivisione dei compiti di ciascuno.

Ognuno di questi ha predisposto, in contraddittorio con la Giunta, il preventivo piano di lavoro contenente gli obiettivi fissati, i tempi e le modalità operative previste per il loro raggiungimento, le risorse finanziarie ed umane necessarie, le possibili variabili interne ed esterne che potrebbero condizionare il piano previsto, alcuni indicatori/obiettivi di efficacia ed efficienza, le entrate attese (se esistenti).

Si riporta a titolo di esempio il piano di lavoro predisposto all'inizio dell'anno 1997 dall'ufficio tributi del comune.

Le prestazioni da garantire per l’anno 1997 sono quelle riferite alla normale attività del servizio. Al fine di quantificare con esattezza le risorse umane necessarie per l’espletamento del servizio nei termini programmati con il presente piano di lavoro, si allega uno schema che evidenzia l’utilizzo in percentuale sull’attività complessiva del responsabile ufficio tributi, del responsabile ufficio tecnico edilizia privata e del vigile comunale.

spesa corrente stanziata sul b.p. 1997 - rubrica 107 - £. ……….

descrizione intervento importo totale

• acquisizione di beni mobili, macchine ed attrezzature…….…………………- £. …………

- Scadenzario degli atti e degli adempimenti più importanti da effettuare a da attivare nel corso del 1997

Oltre al mantenimento e rispetto delle scadenze di legge relative al Servizio Tributi, si prevede di attivare la seguente procedura:

- Rilevazione delle posizioni tributarie ai fini Ici tramite controllo incrociato tra i dati scaturenti dal rifacimento della numerazione civica che sarà attivato nel 1997 ed i dati in possesso dell’Ufficio Tecnico Comunale. A tal fine verrà istituito un tavolo di lavoro coordinato dal Responsabile dell’Ufficio Tributi che coinvolgerà il Responsabile dell’Ufficio Anagrafe ed il Responsabile dell’Ufficio Tecnico al fine di rilevare eventuali evasioni totali derivanti dai dati in possesso dell’Ente (Dichiarazioni Ici, rifacimento della Numerazione Civica e Aggiornamento dati Ufficio Tecnico). Le riunioni verrano fissate periodicamente dal Responsabile dell’Ufficio Tributi successivamente all’acquisizione dei dati rilevati con tale rifacimento della numerazione civica ed i primi aggiornamenti catastali sul software.

Nel biennio 1998/99 si prevede un sostanziale mantenimento degli interventi e delle attività erogate.

- Individuazione degli obiettivi di mantenimento o miglioramento delle attività o dei servizi su cui effettuare il controllo di gestione per l’anno 1997.

sviluppo del servizio di verifica tributaria.

- Individuazione delle risorse umane e finanziarie, ordinarie e straordinarie (escluse quelle per lavori pubblici - compresi obiettori di coscienza, anziani, tirocinanti, lavoratori in mobilità o in CIGS) previste per il raggiungimento degli obiettivi di cui sopra

Risorse umane coinvolte per il raggiungimento dell’obiettivo:

• responsabile ufficio tributi:

coordinamento e direttive per il raggiungimento dell’obiettivo - verifiche d’ufficio- emissione degli avvisi di accertamento - predisposizione dei ruoli suppletivi; - Estrapolazione dati da informazioni e dati in possesso dell’Ente e redazione piano di verifica - Preparazione di tutte le schede di rilevazione contenenti dati planimetrici tributari e schede di rilevazione dati- Consulenza tecnica/tributaria per la gestione dell’adesione alle rilevazioni e/o al contenzioso tributario - Contenzioso relativo a tutte le verifiche tributarie effettuate, siano esse d’Ufficio che esterne.

- responsabile ufficio tecnico edilizia privata:

ricerca di piantine catastali, se esistenti, da inserire all’interno delle pratiche di rilevazioni - verifica esterna accompagnata dal vigile comunale per rilevazione delle superfici da rilevare e redazione sul posto, graficamente, dei locali ed aree rilevate - controlli incrociati con Ufficio Tributi per discussione di casi particolari e redazione del piano di lavoro

- terminalista V Q.F. - ufficio segreteria:

collaborazione con l’ufficio tecnico nelle ricerche catastali e nel confezionamento delle pratiche di rilevazione, partecipazione alla rilevazione esterna limitatamente ad alcune posizioni tributarie; collaborazione interna con ufficio tributi al fine del controllo d'ufficio di pratiche rilevabili con controlli incrociati dei vari tributi ed uffici comunali.

• n. 1 obiettore:

collaborazione con il responsabile UTC per le verifiche interne ed eventualmente esterne occorrenti al fine delle verifiche esterne ed interne dei tributi comunali.

• vigile comunale:

estrapolazione dati in possesso dell’Ente e redazione piano di verifica in stretta collaborazione con Ufficio Tributi - Rilevazioni esterne di n. 80 posizioni tributarie con il supporto del Responsabile dell’Ufficio Tecnico - Contatti con contribuenti da verificare per accordi relativi alla disponibilità di orario degli utenti medesimi - Notifica di avvisi di accertamento T.S.R. emessi a seguito delle verifiche effettuate

- Individuazione delle principali procedure da attivare e modalità operative per il raggiungimento dell’obiettivo

Predisposizione del piano di verifiche tributarie esterne da effettuarsi nel corso del 1997.

Il piano delle rilevazioni tributarie esterne, che riguarderà l’accertamento di tutti i tributi comunali, è predisposto a cura del Responsabile dell’Ufficio Tributi in collaborazione con:

• il Responsabile dell’Ufficio Tecnico Comunale;
• il Vigile Comunale, per quanto concerne la conoscenza del territorio.

Fermo restando il mantenimento dell’attuale dotazione organica, non vi sono variabili interne ed esterne preventivabili che possono condizionare il raggiungimento dell’obiettivo fissato.

Efficacia: almeno 80 verifiche tributarie da rilevazioni esterne effettuate nel corso dell’anno

I l raggiungimento dell’obiettivo sarà verificato alle scadenze prefissate in sede di controllo di gestione come segue:

- al 30/04/1997 n. 15 verifiche esterne effettuate

- al 31/08/1997 n. 60 verifiche esterne effettuate

- al 31/12/1997 n. 80 verifiche esterne effettuate

Nel piano di lavoro dell’ufficio tributi non si è ritenuto necessario procedere alla determinazione di particolari indicatori di efficacia-efficienza ma per altri servizi assumono un ruolo fondamentale nel controllo della gestione.

Il piano di lavoro predisposto dal responsabile dell’Ufficio Scuola, ad esempio, prevede i seguenti parametri (si tralascia per brevità l’interessantissima descrizione degli obiettivi, lo scadenziario, l’individuazione delle risorse, le variabili ecc.):

- PARAMETRI DI EFFICIENZA DEGLI OBIETTIVI

numero pasti offerti

parametro da raggiungere max £. ……

numero dei pasti stimati per l’anno 1997: n.…. circa

costo totale

numero utenti

parametro da raggiungere max £. ……; n. utenti stimato ….. circa

numero alunni interessati

parametro da raggiungere max £. ……..; numero alunni interessati … circa

costo totale

numero utenti

parametro da raggiungere max £. ……..; numero utenti ……circa

domande soddisfatte

domande presentate

parametro minimo da raggiungere 0,95%

riscontro del gradimento del servizio con almeno giudizio buono o ottimo nella misura minima complessiva del 70%

domande soddisfatte

domande presentate

parametro da raggiungere 100%

(…) fatto (…) non fatto

Domande soddisfatte

domande presentate

parametro minimo da raggiungere 0,85

Obiettivo n. 1 - il raggiungimento dell’obiettivo sarà verificato al 31/8 e al 31/12 in sede di controllo di gestione sulla base dei dati scaturenti dalla contabilità finanziaria riconvertiti convenzionalmente applicando le percentuali in precedenza specificate per ciascun capitolo di spesa.

Il numero dei pasti sarà rilevato dal responsabile dell’ufficio scuola sulla base delle bolle di consegna giornaliere rilasciate dalla mensa centralizzata del Comune di ………..

Obiettivo n. 3 - sarà verificato al 31/12 in sede di controllo di gestione sulla base dei dati scaturenti dalla contabilità finanziaria riconvertiti convenzionalmente applicando le percentuali in precedenza specificate per ciascun capitolo di spesa. Il numero degli utenti sarà fornito dal Responsabile Ufficio Scuola, così come risultante dagli atti d’ufficio e sarà costituito dalla media degli utenti iscritti all’anno scolastico 1996/97 e 1997/98.

Obiettivo n. 4 - sarà verificato al 31/08 e al 31/12 in sede di controllo di gestione sulla base dei dati scaturenti dalla contabilità finanziaria.

Il numero degli alunni interessati sarà fornito dal Responsabile Ufficio Scuola, verificato quello risultante dagli atti d’ufficio.

Obiettivo n. 5 - sarà verificato al 31/12 in sede di controllo di gestione sulla base dei dati scaturenti dalla contabilità finanziaria riconvertiti convenzionalmente applicando le percentuali in precedenza specificate per ciascun capitolo di spesa.

Il numero degli utenti sarà fornito dal Responsabile Ufficio Scuola, verificato quello risultante dagli atti d’ufficio.

Obiettivo n. 1 - Il raggiungimento dell’obiettivo sarà verificato al 30/4 e al 31/8 in sede di controllo di gestione. I dati saranno prodotti con apposita attestazione del Responsabile Ufficio Scuola e dovranno riferirsi rispettivamente all’anno scolastico 1996/97 e 1997/98.

Obiettivo n. 2 - Il raggiungimento dell’obiettivo sarà verificato al 31/08 in sede di controllo di gestione, previa verifica del gradimento del servizio tramite apposita indagine conoscitiva a cura del responsabile URP rivolta ai genitori dei bambini che esprimeranno in riferimento agli aspetti qualitativi del servizio uno dei seguenti giudizi: scarso - sufficiente - buono - ottimo.

Obiettivo n. 3 - Sarà verificato al 30/4 e al 31/12 in sede di controllo di gestione. I dati saranno forniti dal Responsabile Ufficio Scuola in base agli atti d’ufficio.

Obiettivo n. 4 - Il raggiungimento dell’obiettivo sarà verificato al 31/12. Il Responsabile Ufficio Scuola fornirà una breve relazione sulle nuove attività didattiche svolte dopo aver raggiunto l’obiettivo.

Obiettivo n. 5 - Sarà verificato al 31/8 in sede di controllo di gestione. I dati saranno forniti dal Responsabile Ufficio Scuola in base agli atti d’ufficio.

(... continua: novembre 1998)

(seconda parte)

Nel Comune di … la rilevazione dei risultati raggiunti aveva, nel 1997 periodicità quadrimestrale. Nel 1998, in considerazione dell'aumentata autonomia dei singoli responsabili dei servizi, si è ritenuto opportuno fornire alla Giunta uno strumento più puntuale, che gli permettesse un monitoraggio più approfondito delle attività in essere e si è così passati ad una periodicità bimestrale, con esclusione dei primi due mesi dell'anno. (30 Aprile, 30 Giugno 31 Agosto, 31 Ottobre e 31 Dicembre): ogni responsabile espone l’andamento del servizio con una breve relazione e predispone, su apposita scheda, una tabella contenente la descrizione dell’obiettivo precedentemente fissato ed il grado di raggiungimento ottenuto nel periodo, sia sotto l’aspetto dell’efficacia che dell’efficienza. Vengono inoltre evidenziate le eventuali difficoltà che non hanno permesso di ottenere ciò che si era previsto.

Le rilevazioni sono trasmesse alla Giunta, al Revisore dei conti e, per trasparenza amministrativa, sono pubblicate all’albo pretorio per quindici giorni.

A consuntivo, entro il mese di febbraio dell’anno successivo, viene redatto un rapporto sull’attività svolta nell’anno precedente attraverso una relazione di valutazione conclusiva sugli obiettivi fissati, il loro grado di raggiungimento oppure le circostanze o variabili interne ed esterne intervenute, non prevedibili in sede di programmazione.

I responsabili dei servizi predispongono una scheda che evidenzia i risultati ottenuti:

• il massimo impegno profuso dai revisori stessi;
• una scelta oculata da parte degli Amministratori al momento dell’affidamento dell’incarico.