Prot.n. Lì,

pro-tempore del Comune di …………., in qualità di rappresentante legale dell’Ente titolare del trattamento dati, ai sensi della legge 31 dicembre 1996, n.675;

incaricato giusta ………….. (deliberazione / determinazione) n……… del …………;

Richiamato il DPR 28 luglio 1999, n.318, che stabilisce l’obbligo di adozione delle misure minime di sicurezza nel trattamento dei dati personali, a norma dell’art.15, c.2, della L.675/96;

Vista la L. 3 novembre 2000, n.325, la quale, all’art.1, dispone quanto segue:

"1. In sede di prima applicazione della disciplina contenuta nell'articolo 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, le misure di sicurezza di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318, possono essere adottate entro il 31 dicembre 2000 dai soggetti che documentino per iscritto le particolari esigenze tecniche e organizzative che rendono necessario avvalersi di un termine più ampio di quello previsto dall'articolo 41, comma 3, della medesima legge n. 675 del 1996.

4. La violazione di uno degli obblighi di cui ai commi 2 e 3 comporta l'inapplicabilità di quanto previsto al comma 1. ";

Rilevato che, non essendo stato possibile provvedere ai necessari adeguamenti tecnico – organizzativi nei termini previsti dalla legge, ed al fine di poter usufruire della proroga dei termini al 31 dicembre 2000 per l’adozione delle misure di sicurezza, risulta necessario giustificare, entro la data del 10 dicembre p.v., le concrete motivazioni che non hanno permesso di adottare le richiamate misure nei tempi stabiliti;

Dato atto che questo Ente:

• ha elaborato, per il tramite dei competenti uffici, una relazione in data 23 marzo 2000, prot.n.4521/R, inerente l’attuale livello di sicurezza degli archivi (all.1);

• con deliberazione di Consiglio Comunale n.24 del 13 aprile 2000 ha provveduto all’approvazione del Regolamento sulla tutela della riservatezza delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali (all.2), che contiene le linee-guida previste per dare concreta attuazione alle misure minime di sicurezza;
• ha provveduto ad effettuare un monitoraggio inerente la sicurezza degli archivi informatici, avvalendosi di consulente esterno esperto in sistemi informatici (nota prot.n.6977 del 13 maggio 2000) (all.3);
• ha messo in opera, almeno per alcuni archivi cartacei ed alcune postazioni di lavoro informatizzate, una parte delle misure di sicurezza previste dalla legge (attribuzione password personale, conservazione dati in contenitori muniti di serratura, ecc.).

Preso atto che non è stato sino ad oggi possibile adottare le misure minime di sicurezza per le ragioni di cui appresso:

(indicare le ragioni tecniche, organizzative, finanziarie, ecc. che hanno impedito l’adeguamento nei termini)

Considerato che è intenzione dell’Ente attivarsi e porre in essere nei termini di legge le necessarie misure di sicurezza, avvalendosi della proroga al 31 dicembre p.v. dei termini, di cui alla citata L.325/2000;

assolto in forza del presente documento, avente data certa anteriore al 10 dicembre 2000, l’onere posto a carico dei soggetti che vogliano usufruire della proroga dei termini per l’adozione delle misure minime di sicurezza al 31 dicembre 2000.

la conservazione agli atti dell’Ente del presente documento e dei suoi allegati, ai sensi dell’art.1, c.3, della L.325/2000.