Italia Oggi, 2 .3 .01

Un manuale specifico per il protocollo informatico

Lo schema del manuale di gestione del protocollo informatico è il documento indispensabile per descrivere il sistema, amministrarlo e conservare correttamente i documenti.

La redazione dello schema del manuale è di competenza del responsabile del servizio. Il manuale, a mente dell'articolo 5, comma 2, del dpcm 31/10/2000, contiene:

1. la pianificazione, le modalità e le misure di cui all'art. 3, comma 1, lettera d), del decreto medesimo, ovvero l'attuazione concreta del piano di eliminazione dei protocolli interni, dei protocolli multipli e di protocolli non conformi alle disposizioni del Testo unico;

La previsione del piano di sicurezza, come elemento essenziale del manuale di gestione è contenuta nell'articolo 10 della deliberazione 23/11/2000 dell'Aipa;

1. le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all'interno e all'esterno dell'area organizzativa omogenea.

Una delle funzioni fondamentali del sistema informatico di gestione dei documenti consiste nella possibilità di impiantare un sistema informativo, ovvero una rete di comunicazione dei dati residenti negli archivi tra i vari uffici, in modo che l’attività non sia rallentata da richieste, ricerche, copiature, ricevute, scambi di materiale, ma sia possibile, a seconda delle autorizzazioni garantite dal sistema, operare per ciascuno direttamente sugli archivi in sola lettura o in elaborazione, per ricavate tutti gli elementi necessari all'attività istruttoria dei procedimenti;

d) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici di fatto pervenuti per canali diversi da quelli previsti dall'art. 15 del decreto, nonché fax, raccomandata, assicurata;

e) l'indicazione delle regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni;

f) l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all'interno dell'area organizzativa omogenea;

g) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi dell'art. 4, comma 5, del dpr n. 428/1998 (oggi trasfuso nell'art. 53, comma 5, del T.u. 445/2000);

h) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento. Si tratta, per esempio, delle deliberazioni o delle determinazioni, che essendo già raccolte in registri che identificano il numero, la data, l'oggetto, l'autorità emanante e altri dati quali la pubblicazione, individuano in modo univoco il provvedimento, sì da non rendere necessaria la protocollazione né per la gestione del documento, né per l'archiviazione, purché le regole di archiviazione e gestione siano fissate dal manuale;

i) il sistema di classificazione, con l'indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all'uso di supporti sostitutivi;

l) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e in particolare l'indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo e la contemporaneità della stessa con l'operazione di segnatura ai sensi dell'art. 6 del dpr n. 428/1998 (oggi art. 55 del T.u.);

m) la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo (è la parte più concretamente operativa e di istruzione del manuale);

n) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali;

o) le modalità di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell'art. 14 del dpr n. 428/98, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente.

pagina a cura di Luigi Oliveri