Italia Oggi, 16.2.01

La recente approvazione del decreto riguardante la gestione informatizzata del processo civile, amministrativo e tributario è una decisiva spinta verso un'amministrazione telematica e l'effettiva realizzazione del cosiddetto e-government.

La gestione elettronica dei flussi documentali, non a caso, è proprio uno dei punti qualificanti del piano di azione di e-government elaborato dal Governo, che indica espressamente la necessità di un profondo cambiamento di tipo organizzativo alle amministrazioni pubbliche.

La gestione informatizzata dei flussi documentali o, più semplicemente, dei procedimenti amministrativi, resa possibile dal Dpr 428/1998 e dal Dpr 513/1997, consente di condurre i procedimenti amministrativi secondo un iter informatico, che abbia il ruolo di governare il procedimento, razionalizzandolo, rendendo trasparenti le responsabilità e conoscibili tutte le sue fasi. L'informatica consente, cioè, di migliorare l'efficienza del procedimento amministrativo, semplificando le procedure anche di inoltro ed acquisizione dei documenti che ne fanno parte, e la trasparenza, garantendo l'accesso telematico alle informazioni fondamentali, che interessano i destinatari dell'attività amministrativa.

Il procedimento amministrativo, pur essendo evidentemente diverso dal procedimento giudiziario in quanto, a differenza di questo, non è contenzioso, può, tuttavia, essere visto come il succedersi di attività o fasi, attivate o governate mediante atti e documenti, che compongono un fascicolo, che sta alla base della decisione finale.

La formazione informatica del fascicolo, mediante strumenti digitali, consente di velocizzare l'elaborazione dei documenti, sia al privato, sia all'ente, e di utilizzare il web per le comunicazioni, che possono, pertanto, realmente procedere in tempo reale.

Gli enti possono, allora, adottare un regolamento che disciplini le modalità ed i casi nei quali è possibile elaborare, acquisire o trasmettere i documenti informatici, utilizzando o consentendo la firma digitale, prevedendo uno strumento generale che guidi il responsabile del procedimento nella formazione e tenuta del fascicolo informatico.

Quest'ultimo deve essere la guida, il riferimento sia per il responsabile, sia per il destinatario: lo strumento di controllo delle attività, la raccolta in linea dei documenti.

Le modalità di formazione debbono, ovviamente, tenere conto di quanto prevede la normativa sul protocollo informatico, giacchè è il protocollo il motore iniziale di qualsiasi procedimento. Il fascicolo, ed in particolare il suo numero, è però il collante, ciò che tiene insieme tutte le fasi, tutti i documenti relativi al procedimento: la sua informatizzazione agevola le ricerche (se si adotti il criterio della ricerca testuale e non solo per chiavi), nonché anche i controlli dei carichi di lavoro e della gestione.

Italia Oggi propone uno schema di regolamento, che disciplina in generale le modalità di gestione degli iter informatici, mediante formazione del fascicolo informatico e formulazione, trasmissione ed acquisizione dei documenti informatici, tramite web.

Il regolamento proposto è una disciplina generale dei procedimenti, applicabile anche alle modalità di comunicazione dei documenti ai consiglieri comunali.

Può essere, pertanto, adottato autonomamente, o come parte speciale del regolamento di disciplina del procedimento amministrativo.

REGOLAMENTO PER LA FORMAZIONE E LA GESTIONE DEI FASCICOLO INFORMATICI DELLE PRATICHE AMMINISTRATIVE *

1. Campo di applicazione

1. Nell'ambito dell'attività amministrativa dell'ente, è consentita la formazione, mediante documenti informatici, di atti amministrativi, nonché gli atti relativi alla gestione dell'iter procedimentale, quali le comunicazioni, le notificazioni, i provvedimenti, gli accordi, i contratti e tutti gli altri atti inerenti i procedimenti.
2. In particolare, le trasmissioni, comunicazioni o notificazioni dei documenti informatici è effettuata per via telematica all'indirizzo elettronico dichiarato ai sensi del successivo articolo.
3. Si applicano le disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, ove non diversamente stabilito dal presente regolamento.

1. Indirizzo elettronico

1. Ai fini delle comunicazioni e delle notificazioni i soggetti destinatari dell'attività procedimentale dell'ente possono comunicare il proprio indirizzo elettronico all'ente medesimo.
2. A tale scopo, per ricevere i provvedimenti sottoscritti mediante firma digitale, è obbligatorio utilizzare l'indirizzo elettronico dichiarato al certificatore della firma digitale al momento della richiesta di attivazione della procedura informatica di certificazione della firma digitale medesima, ove reso disponibile nel certificato.
3. Per la ricezione degli atti previsti dal successivo articolo 3, commi 4 e 5, è sufficiente una dichiarazione nella quale il soggetto interessato comunichi il proprio indirizzo elettronico ordinario, e si impegni a connettersi quotidianamente al medesimo, al fine di aggiornarsi continuativamente sulla ricezione di messaggi.

1. Sistema di gestione informatica del procedimento

1. Il sistema, oltre a garantire la sicurezza e l'integrità dei fascicoli informatici e la corretta e puntuale registrazione al protocollo dei documenti in entrata e in uscita, garantisce:
1. le informazioni sul collegamento esistente tra i documenti ricevuti ed i documenti formati dall'amministrazione, assicurato dal riferimento al fascicolo informatico che li contiene;
2. il reperimento delle informazioni relative ai documenti registrati al protocollo;
3. l'accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni del sistema da parte del soggetto interessato.

1. Atti e provvedimenti

1. Tutti gli atti e i provvedimenti del procedimento possono essere elaborati e compiuti come documenti informatici, sottoscritti con firma digitale come espressamente previsto dal presente regolamento.
2. Se non è possibile procedere alla sottoscrizione mediante la firma digitale, gli atti e i provvedimenti vengono redatti o stampati su supporto cartaceo, sottoscritti nei modi ordinari e allegati al fascicolo cartaceo.
3. E', comunque, possibile produrre copia informatica dei documenti cartacei, mediante scannerizzazione degli stessi. La copia informatica è inserita, a cura del responsabile del procedimento, nel fascicolo informatico, secondo le modalità previste nei successivi articoli.
4. La sottoscrizione dei provvedimenti e gli atti che possono essere formati unicamente in base all'estrazione o elaborazione di dati dal sistema informatico, ove non sia espressamente prevista dal presente regolamento la sottoscrizione del documento informatico con la firma digitale, è sostituita dall'indicazione (anche a stampa) del nominativo del soggetto procedente, prodotta sul documento dal sistema automatizzato, a norma dell'articolo 3, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39.
5. Tra i documenti di cui al precedente comma, rientrano le certificazioni demografiche estraibili dal sistema informatizzato, le semplici comunicazioni relative ad informazioni sull'andamento del procedimento amministrativo, la comunicazione di avvio del procedimento, la comunicazione di sospensione, ogni altro atto che non rivesta contenuti decisori incidenti sulla situazione giuridica del soggetto destinatario, ma abbia esclusivamente effetto ai fini della prosecuzione dell'iter amministrativo.
6. Qualora dalla comunicazione derivino decadenze o termini e il destinatario dimostri di non abbia potuto usufruire per intero dei termini previsti a causa di malfunzionamenti del sistema telematico, può essere rimesso nei termini da parte del responsabile del procedimento.

1. Comunicazioni e notificazione

1. Le comunicazioni, nonché la notificazione degli atti, effettuata quest'ultima come documento informatico sottoscritto con firma digitale, possono essere eseguite per via telematica.
2. Il messo comunale, se non procede alla notificazione amministrativa per via telematica, forma del documento informatico da notificare la copia su supporto cartaceo, estraendola dal sistema informatico dell'ente, ne attesta la conformità all'originale e provvede a notificare la copia cartacea stessa.
3. Eseguita la notificazione, il messo restituisce al responsabile del procedimento l'atto notificato, munito della relazione della notificazione attestata dalla sua firma digitale, o dalla normale sottoscrizione autografa, se la notifica sia stata effettuata sul supporto cartaceo.
4. Il responsabile del procedimento acclude al fascicolo informatico la notifica digitale, o la copia informatica della notifica ordinaria.

1. Attestazione temporale

1. La notificazione si ha per eseguita alla data apposta dal notificatore sulla ricevuta di consegna, mediante la procedura di validazione temporale a norma del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.
2. I dati relativi a quanto previsto dal comma 1 sono conservati dal notificatore per un periodo non inferiore a cinque anni.
3. La comunicazione degli atti previsti dall'articolo 3, commi 4 e 5, è attestata dalla procedura telematica di attestazione dell'avvenuto inoltro e ricezione.

1. Partecipazione al procedimento

1. I destinatari del procedimento amministrativo, possono a loro volta partecipare al procedimento amministrativo, mediante istanze, documenti, proposte elaborati informaticamente e sottoscritti mediante firma digitale trasmessi per via telematica, ferma restando la possibilità di presentare le copie informatiche dei documenti, su supporto cartaceo o gli originali cartacei.
2. Resta fermo che tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alle pubbliche amministrazioni possono essere inviate, oltre che in via telematica, anche per fax.
3. Qualora i documenti di cui ai precedenti commi non siano sottoscritti mediante firma digitale, essi sono sottoscritti su supporto cartaceo dall'interessato in presenza del dipendente addetto all'area/servizio/settore/ufficio competente, ovvero sottoscritte dall'interessato e presentate unitamente a copia fotostatica, non autenticata e leggibile, del documento di identità del sottoscrittore.
4. Le istanze e dichiarazioni di cui sopra sono, altresì, valide, se sottoscritte oltre che con la firma digitale anche quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico mediante l'utilizzo della carta d'identità elettronica.
5. La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, presso l'ente, non è soggetta ad autenticazione. L'istanza può essere trasmessa per via telematica, anche senza ricorso alla firma digitale. E' da ritenere valida la trasmissione anche del fax o del messaggio di posta elettronica. L'ente verifica la corretta provenienza dell'istanza dal soggetto che l'ha inoltrata.

1. Avvio del procedimento

1. La comunicazione di avvio del procedimento, contenente l'indicazione del numero del fascicolo informatico, attribuito dal sistema nel rispetto delle disposizioni del Dpr 428/1998, può essere trasmessa per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale.
2. Ogni ulteriore atto o comunicazione relativi al procedimento debbono fare riferimento al numero del fascicolo.

1. Fascicolo informatico

1. Ciascuna area organizzativa omogenea istituisce una casella di posta elettronica adibita alla protocollazione in entrata dei messaggi ricevuti.
2. L'indirizzo di tale casella e' riportato nell'indice delle amministrazioni pubbliche, previsto dall'articolo 11 del DPCM 31.10.2001.
3. I messaggi di posta elettronica ricevuti da una amministrazione che sono soggetti alla registrazione di protocollo in entrata, debbono essere indirizzati alla casella di posta elettronica della specifica area organizzativa omogenea destinataria del messaggio, resa nota nel sito internet informativo dell'ente, e mediante altre forme di pubblicizzazione al pubblico.
4. Ciascuna area organizzativa omogenea individua uno o più dipendenti che hanno il compito, nel corso della giornata, di collegarsi alla casella di posta elettronica per acquisire e registrare nel protocollo in entrata i documenti informatici inoltrati all'ente. Il dipendente addetto propone l'assegnazione del documento al responsabile dell'ufficio ritenuto competente, inoltrandoglielo informaticamente. Il responsabile, se ritiene la propria competenza, acquisisce informaticamente il documento, che viene assegnato dal programma alla competenza esclusiva dell'ufficio, provvedendo ad aprire il fascicolo relativo, o ad inserirlo nel fascicolo informatico già eventualmente esistente. Altrimenti, reinvia il documento al dipendente, con l'indicazione della propria incompetenza. In questo caso, il dipendente addetto all'acquisizione invia il documento al dirigente dell'area organizzativa omogenea, che provvede all'assegnazione al responsabile competente, che acquisisce il documento come precedentemente stabilito.
5. Qualora un documento informatico pervenga ad un ufficio appartenente ad un'area organizzativa omogenea per canali diversi da quelli di cui al precedente comma, è responsabilità dell'ufficio stabilire se il documento sia soggetto alla registrazione di protocollo ovvero a registrazione particolare di cui all'art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.
6. Nelle more della creazione della casella di posta elettronica unica dell'area organizzativa omogenea, o in assenza di essa, i messaggi di posta elettronica possono essere inoltrati al servizio per la tenuta del protocollo, che procede a quanto indicato dal precedente comma 4.
7. L'ufficio dell'area organizzativa omogenea competente, procede alla formazione informatica del fascicolo d'ufficio, contenente gli atti del procedimento come documenti informatici, ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.
8. Nel fascicolo informatico sono inseriti anche i documenti offerti in comunicazione o prodotti dal soggetto interessato o comunque acquisiti.
9. La formazione del fascicolo informatico non elimina l'obbligo di formazione del fascicolo d'ufficio su supporto cartaceo. I due fascicoli, pertanto, debbono avere il medesimo contenuto.

1. Formazione del fascicolo informatico

1. Ogni fascicolo informatico riceve la stessa numerazione del fascicolo cartaceo. La numerazione è quella prodotta dal sistema informatico.
2. L'indice degli atti inseriti nel fascicolo, contiene anche l'indicazione di documenti eventualmente conservati solo nel fascicolo cartaceo ed è redatto in modo da consentire la diretta consultazione degli atti e dei documenti informatici.
3. Il fascicolo informatico è consultabile dal soggetto interessato, oltre che in via telematica, anche nei locali dell'ente, attraverso un videoterminale.
4. Ai fini della consultazione telematica, con la comunicazione di avvio del procedimento, vengono indicati al soggetto interessato user id e password per accedere al sistema e visualizzare l'andamento dell'iter della propria pratica. Il sistema deve garantire, comunque, la possibilità di accedere mediante la carta d'identità elettronica.
5. L'interessato deve potere accedere esclusivamente ai fascicoli che lo interessano direttamente.
6. Il fascicolo informatico deve essere composto nel seguente modo:
1. consiste di un indice/scadenzario delle attività che compongono il procedimento, descritte non necessariamente in anticipo, ma anche man mano che si procede;
2. la prima attività del fascicolo coincide con l'apertura del medesimo, con l'indicazione del numero, dell'oggetto, dell'unità organizzativa omogenea e dell'ufficio competenti, del responsabile del procedimento, del sostituto del responsabile del procedimento, della durata complessiva del procedimento prevista, della data di apertura, della data di chiusura prevista; allegato alla prima attività è l'atto o documento che ha determinato l'apertura del fascicolo;
3. le successive attività riportano sempre i medesimi dati di cui sopra, con in più l'indicazione dell'oggetto della specifica attività, della data di apertura della specifica attività, della data di chiusura prevista della specifica attività, dell'eventuale responsabile e sostituto del responsabile della specifica attività, dei documenti o atti facenti parte dell'attività, delle eventuali attività successive;
4. il sistema dei flussi documentali è reso consultabile mediante successive disaggregazioni:
1. i soggetti interessati accedono individuando il numero del fascicolo, che viene visualizzato insieme con l'oggetto;
2. possono espandere la visualizzazione, utilizzando la procedura informatica, visualizzando le attività successive;
3. la visualizzazione deve rendere chiaro quali attività siano già chiuse e quali siano in corso, indicandone lo stato (aperta, sospesa, rinviata, chiusa);
4. utilizzando la procedura informatica, i soggetti interessati possono aprire in visualizzazione la scheda dell'attività, riportante i dati previsti dalle precedenti lettere b) e c) del presente comma.
7. Il sistema informatico di gestione del flusso documentale invia automaticamente al responsabile del procedimento, alle cadenze da questo stabilite, messaggi che lo avvisino dell'imminente o avvenuta scadenza dei termini. Quando le scadenze riguardino anche l'interessato (ad esempio, se dal decorso del termine derivi il silenzio-assenso), il messaggio viene inoltrato automaticamente dal sistema anche all'interessato medesimo.
8. A seguito della chiusura del procedimento, il responsabile chiude anche il fascicolo informatico, apponendovi la firma digitale. Chiude anche il fascicolo cartaceo, sottoscrivendolo con firma autografa. Il sistema ne dà comunicazione telematica all'interessato.