Abbiamo già visto l’importanza della definizione per ogni tabella di una chiave primaria. È possibile definire due tipi di chiave primaria:
Per rimuovere una chiave primaria fare clic sul selettore di righe della chiave primaria corrente e quindi fare ancora clic sul pulsante Chiave primaria.
Prima di rimuovere una Chiave Primaria utilizzata in una relazione, è necessario eliminare la relazione, nel seguente modo:
Modifica e personalizzazione delle tabelle
Per poter modificare una tabella è necessario conoscere i termini e le convenzioni usate da Access per descrivere le proprietà dei campi contenenti i dati elementari. Nella parte superiore della modalità Struttura si possono impostare tre proprietà:
La tabella
che segue descrive per ogni proprietà di campo il relativo uso:
Proprietà del campo | Utilizzo |
Dimensione campo | Fissa la dimensione del campo di tipo Testo o limita l’intervallo di valori consentiti in un campo di tipo Numerico |
Formato | Riguarda il modo in cui i dati verranno visualizzati, da scegliere nell’elenco a tendina, e non influisce sui valori dei dati |
Posizioni decimali | Scegliere, nell’elenco a tendina, l’opzione Automatiche o un numero specifico di cifre decimali |
Maschera di input | Serve a controllare le modalità di immissione dei dati. È possibile scegliere tra una serie predeterminata di maschere tramite l’Autocomposizione maschera di input, visualizzabile facendo clic sul pulsante coi puntini di sospensione (…) |
Etichetta | Se si vuole che un nome diverso (dal nome del campo) appaia nell’intestazione del campo in modalità Foglio dati, questo nome va inserito nella casella di testo etichetta |
Valore predefinito | Il valore inserito sarà assegnato automaticamente ad un campo di ogni nuovo record aggiunto alla tabella |
Valido se | Viene fissato un limite o un requisito per la valida immissione di dati in un campo |
Messaggio errore | Il testo digitato comparirà nella barra di stato se il valore immesso non è conforme al criterio fissato nella proprietà Valido se |
Richiesto | Se si sceglie l’opzione Si è obbligatoria l’immissione di un valore nel campo |
Consenti lunghezza zero | Permette l’immissione di valori di stringa che non contengono alcun carattere o spazio |
Indicizzato | Dall’elenco a tendina si può consentire che un campo possa presentare valori duplicati, ovvero che ciascun valore del campo sia unico |
Scelta dei tipi di dato, delle dimensioni e del formato dei campi
Quando si definisce la struttura della tabella è necessario assegnare ad ogni campo un certo tipo di dati (in sostituzione eventualmente di Testo, assegnato da Access come tipo di dato predefinito), nonché impostare le proprietà che determinano le dimensioni e il formato dei campi. In ogni singolo campo ci devono essere solo dati di un unico tipo: questa è una forma elementare per controllare la modalità di immissione dei dati nel Data Base tramite le maschere. Le proprietà di un campo si impostano selezionando il campo nella parte superiore della modalità struttura, e scegliendo la proprietà nella parte inferiore.
Il campo Testo può contenere fino a 255 caratteri alfanumerici, ma è possibile stabilire una dimensione inferiore digitando il numero desiderato nella proprietà Dimensione campo; i campi Memo contengono fino a 64.000 caratteri alfanumerici, e vengono impiegati per scrivere testi lunghi come una nota o una descrizione; il campo Numerico registra valori numerici da utilizzare per i calcoli matematici, la cui visualizzazione e il cui formato vengono scelti rispettivamente nelle proprietà Dimensione campo e Formato; il campo Contatore è un valore numerico che viene incrementato automaticamente (di una unità o casualmente) ogni volta che viene aggiunto un nuovo record ad una tabella; il campo Sì/No contiene solo uno di due valori alternativi, scelti dalla proprietà Formato: Sì/No, Vero/Falso, On/Off; il campo Valuta è un valore numerico impostato con 4 cifre decimali, ideato per evitare errori di arrotondamento in occasione di operazioni contabili; il campo Data/ora contiene in un formato fisso speciale (selezionato anche questo dalla proprietà Formato) la data e l’ora; il campo Oggetti OLE contiene immagini grafiche, suoni, testi, fogli elettronici e altri tipi di dati creati da un’applicazione OLE; nel campo Collegamento ipertestuale vengono memorizzate pagine di Internet, pagine Web sul proprio computer o in rete; il campo Autocomposizione ricerca consente di scegliere un valore da un’altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una casella combinata.
I dati immessi in una tabella sono normalmente ordinati secondo l'ordine dato dalla chiave primaria, tuttavia si può scegliere di ordinare i dati secondo uno qualsiasi dei campi presenti nella tabella. Il procedimento da seguire è il seguente: