Collegamenti Esterni

Il Collegamento delle tabelle è forse una delle funzionalità meno note e allo stesso tempo più utili di Access in quanto permette di accedere a DataBase esterni pur rimanendo all'interno del programma stesso.

Tutti abbiamo provato almeno una volta a creare un DataBase Access, magari aiutati dall'autocomposizione, e a lavorare sulle tabelle appena create. Molti, si sono scontrati quasi sicuramente con il problema di voler o dover accedere a dati presenti in altri DataBase Access o, ancor più difficile, in formati differenti come per esempio DBIII+ o Excel.

Ma, che cosa fare se il proprio DataBase è in formato Access e i file a cui si vuole accedere devono rimanere in formato Excel? Capita spesso che si debbano consultare dati destinati a rimanere in formati specifici. Prendiamo per esempio un piccolo studio: l'utente esperto che crea e mantiene i DataBase avrà senza dubbio bisogno dell'anagrafica dei clienti. Questa sarà gestita dall'amministrazione, probabilmente in formato Excel. L'utente invece vorrà continuare a usare Access e la piccola applicazione che sta creando, ma al contempo non è pensabile che il personale che usa Excel possa cambiare il proprio modo di lavorare.

Si può allora ricorrere alla tecnica del collegamento piuttosto che alla tecnica dell'importazione. Si vuole cioè stabilire un collegamento ai dati di un'altra applicazione, in modo da visualizzare e modificare i dati sia nell'applicazione originale sia in Access. Nelle versioni precedenti alla 2000, questo collegamento si chiamava "Allegare le tabelle". In Access 2000 il collegamento si trova in "File"

Il procedimento per collegare le tabelle è estremamente semplice. Innanzitutto ci si deve portare nelle finestra di DataBase del DataBase di Access nel quale si vogliono creare i collegamenti esterni. Si deve quindi scegliere il menù "File" quindi "Carica dati esterni" e poi "Collega tabelle". A questo punto compare una maschera nelle quale è possibile scegliere il tipo di file da collegare (Access, Excel, DBIII e cosi via).

Una volta scelto il file viene attivata una sorta di autocomposizione che chiede quali siano i campi da tenere in considerazione, anche se, bisogna rilevare che Access li intuisce pressoché in maniera corretta.

Successivamente, al termine del procedimento, la tabella risulta all'interno delle tabelle del DataBase, ma ha una colorazione e un'icona che ne contraddistinguono l'origine, senza possibilità di dubbio. In questa maniera i dati contenuti nel file di Excel (per esempio) sono modificabili sia da Excel che dall'interno di Access, il che permette a più persone o applicazioni di lavorare indipendentemente dal formato nativo dei dati