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WORD 97 - LEZIONI 21/32
LEZIONE 21: GESTIONE DEL DOCUMENTI SUL DISCO In questa lezione imparerete gestire i documenti su disco e ad aggiornarne il sommario. Per gestire i file selezionare dal menu File l'opzione Apri. Word visualizza una finestra di dialogo con una lista dei file, selezionare i file su cui si desidera eseguire un comando (per selezionare file elencati di seguito, tenere premuto SHIFT e fare clic sui nomi file; per selezionare file che non compaiono di seguito nella lista, tenere premuto CTRL e fare clic sul nome file) per aprire un file selezionarlo e premere il tasto Apri: per effettuare una ricerca: -impostare nel campo Nome file il nome del file da cercare - impostare nel campo Testo o Proprietà il testo che si intende cercare all'interno del file - impostare nel campo Cerca in la cartella e/o il disco all'interno del quale effettuare la ricerca -premere il pulsante Trova per avviare al ricerca. Per attribuire uno stile o un formato alle intestazioni/piè di pagina si utilizzano i comandi Formato Paragrafo o Formato Carattere già esaminati. Per creare/modificare un'intestazione selezionare dal menu Visualizza l'opzione Intestazione/Piè di pagina. Insieme all'area di inserimento, appare la barra di strumenti delle intestazioni e piè di pagina (potete visualizzarla anche tramite il menu File opzione Imposta pagina) selezionare Intestazione o "Piè di pagina" secondo l'elemento da inserire o da modificare. Valgono tutte le informazioni fornite nella prima sezione relativamente al menu File opzione Imposta pagina, scrivere il testo e/o selezionare le seguenti icone dalla relativa barra delle icone: - Data - Numero di pagina - Orario scegliere "Chiudi" per chiudere il riquadro delle Intestazioni/Piè di pagina. Per Impostare/modificare i tabulatori con un comando selezionare il paragrafo o i paragrafi in cui impostare la tabulazione selezionare dal menu Formato l'opzione Tabulazioni digitare la posizione per la tabulazione (per esempio 5,6 cm). per cambiare l'allineamento desiderato delle tabulazioni, selezionare l'opzione adatta. Opzione allineamento ......Premere Sinistra ............ ALT+S Centro ............ ALT+C Destra ............ ALT+D Decimale ............ ALT+E per cambiare il carattere di riempimento, selezionare l'opzione: Carattere ............ Premere Nessuno ............ALT+1 trattini ............ ALT+3 sottolineatura ............ ALT+4 ripetere i passi precedenti per ogni tabulazione da inserire quando tutte le posizioni necessarie sono elencate, scegliere OK per impostarle nell'elenco. Per inserire tabulazioni con righello e mouse selezionare i paragrafi in cui occorre impostare le posizioni di tabulazione attivare il righello se non è attivo (menu Visualizza opzione Righello) indicare la posizione sul righello per l'inserimento della tabulazione e fare clic per cambiare l'allineamento delle tabulazioni trascinare gli indicatori presenti sul righello fino alla posizione desiderata. Per cancellare i tabulatori individuali selezionare il paragrafo o i paragrafi in cui cancellare le tabulazioni individuali. selezionare dal menu Formato l'opzione Tabulazioni. Se le tabulazioni da eliminare non si trovano nell'elenco, scegliere Annulla, selezionare solo un paragrafo e poi scegliere di nuovo Formato, Tabulazioni, digitare o selezionare una delle posizioni di tabulazione da cancellare e poi scegliere Cancella (ALT+N) ripetere queste operazioni per ogni tabulatore da eliminare e poi scegliere OK. Per spostare delle tabulazioni con righello e mouse selezionare i paragrafi in cui occorre spostare le tabulazioni attivare il righello trascinare l'indicatore della tabulazione nella nuova posizione. Per eliminare le tabulazioni individuali con righello e mouse selezionare i paragrafi in cui occorre eliminare le tabulazioni attivare il righello trascinare l'indicatore della tabulazione al di fuori del righello. Per cancellare tutti i tabulatori selezionare il paragrafo o i paragrafi in cui cancellare le tabulazioni. scegliere Formato, Tabulazione scegliere "Cancella tutto" (ALT+U) e poi scegliere OK. In questa lezione imparerete a gestire una tabella. Prima di iniziare è bene sottolineare che molte delle funzioni del menù Tabella sono disponibili anche nel menù a tendina che viene visualizzato dal tasto destro del mouse. Per aggiungere una tabella nel punto di inserimento (metodo manuale) selezionare dal menu Tabella l'opzione Inserisci tabella inserire un numero di righe e di colonne adeguate alle proprie esigenze digitare la larghezza di colonna o accettare l'assegnazione predefinita (Auto) scegliere OK, per aggiungere una tabella vuota. Per trasformare testo selezionato in una tabella selezionare il testo da convertire in tabella selezionare dal menu Tabella l'opzione Converti il testo in tabella. Impostare gli elementi necessari a creare le righe e le colonne, ovvero impostare l'elemento che Word deve prendere in considerazione per dividere il testo in tabella tramite le voci dell'opzione "Separa il testo a" confermare con OK Per trasformare una tabella in testo selezionare le righe da trasformare selezionare dal menu Tabella l'opzione Converti la tabella in testo selezionare il carattere da usare (segni di paragrafo, tabulazioni, punti e virgola) per la separazione del testo in ogni cella e poi scegliere OK. Per inserire del contenuto in una cella Premesso che, non è consentito inserire una tabella in una cella, premere TAB per passare alla cella in cui si desidera inserire il contenuto digitare o aggiungere il contenuto nella cella. Per inserire nuove righe in fondo alla tabella sistemare il punto di inserimento nella tabella dove occorre aggiungere le celle selezionare dal menu Tabella l'opzione Inserisci righe immettere il numero desiderato di righe e premere OK Per eliminare delle celle selezionare le celle da eliminare selezionare dal menu Tabella l'opzione elimina celle impostare l'opzione desiderata e confermare con OK. Per impostare la larghezza della colonna di una tabella selezionare la colonna di una tabella: selezionare dal menu Tabella l'opzione Selezione colonna oppure posizionando il cursore del mouse sopra il bordo della colonna prescelta fino a che diventi a forma di barrette affiancate, quindi fare clic con il tasto sinistro del mouse e trascinare. Per impostare l'altezza della riga di una tabella selezionare dal menu Tabella l'opzione Altezza Larghezza celle cartella Riga scegliere il valore per l'altezza della riga scegliere OK. Una voce di glossario è una parte di testo, che si deve usare spesso, registrata in un file di glossario; è possibile inserire una voce di glossario in un documento premendo pochi tasti. Per definire una voce di glossario digitare il testo da archiviare come definizione di glossario selezionare testo digitato selezionare dal menu Modifica l'opzione Glossario digitare il nome per la voce di glossario - il nome deve essere unico - può essere lungo al massimo 31 caratteri - può contenere il carattere di sottolineatura, il punto e trattino, ma non a inizio o a fine nome specificare nel campo Rendi voce di glossario disponibile nel modello contenente la definizione di glossario (specificando il Normal.dot sarà disponibile in tutti i documenti). scegliere "Aggiungi" Per inserire una voce di glossario in un documento con un comando sistemare il punto di inserimento dove occorre inserire la definizione di glossario, selezionare dal menu Modifica l'opzione Glossario digitare o selezionare il nome della voce di glossario da utilizzare. Per inserire una voce di glossario in un documento con i tasti Digitare il nome della voce di glossario nel punto in cui si desidera inserire il relativo contenuto. premere il tasto GLOSSARIO (F3) Per eliminare una voce di glossario selezionare dal menu Modifica l'opzione Glossario digitare o selezionare il nome della voce di glossario da eliminare scegliere "Elimina". Uno stile è un insieme di formati, registrati con un nome, che possono essere poi applicati ad un testo premendo alcuni tasti. Esistono diversi modi per creare uno stile. Visualizzazione dell'area dei nomi di stile selezionare dal menu Strumenti l'opzione Opzioni cartella Visualizza. nella casella Larghezza area di stile digitare il numero di centimetri necessari per visualizzare la barra di stile scegliere OK: con questa opzione attiva, è possibile individuare lo stile associato ad un testo, dalla presenza del nome dello stile sulla sinistra dello schermo. Per applicare uno stile a un documento Uno stile creato in precedenza può essere applicato a più paragrafi selezionati selezionare il testo da formattare nella Barra degli strumenti Formattazione fare clic sulla freccia in basso della prima casella (casella stile) e selezionare uno degli stili proposti. Automaticamente il testo selezionato verrà formattato secondo lo stile desiderato. Esiste un secondo metodo per visualizzare gli stili selezionare dal menu Formato l'opzione Stile, la finestra di dialogo che compare ci permette di scegliere sia lo stile da applicare al testo selezionato sia di visualizzare la formattazione degli stili, scegliere lo stile nella casella "Stile" e leggere la descrizione relativa, visualizzata nella parte inferiore della finestra di dialogo (campo Descrizione). Per creare uno stile basandosi su un paragrafo precedentemente formattato nella Barra degli strumenti Formattazione digitare il nome descrittivo del nuovo stile nella prima casella (casella stile). Il nuovo stile sarà cosi inserito nella lista della casella stili. Per creare uno stile nuovo selezionare dal menu Formato l'opzione Stile digitare il nome descrittivo per il nuovo stile e scegliere Nuovo; sotto Formato premere i pulsanti per specificare i formati per lo stile. Ad esempio, premere il pulsante Carattere se si desidera specificare un tipo di carattere diverso per lo stile. Negli stili che si creano è possibile includere oltre al tipo di carattere e di paragrafo anche le tabulazioni, i rientri, le cornici, i bordi e la lingua. Alla fine scegliere OK. Per modificare uno stile Quando si utilizza uno stile, è facile cambiare la formattazione, basta ridefinire lo stile e tutti i paragrafi a cui esso è stato applicato cambiano, automaticamente. Selezionare dal menu Formato l'opzione Stile selezionare il nome dello stile da modificare premere il pulsante Modifica apportare le modifiche necessarie scegliere OK. Per attribuire un tasto di scelta rapida ad uno stile selezionare dal menu Formato l'opzione Stile selezionare il nome dello stile da modificare premere il pulsante Modifica nella casella "Scelta rapida" selezionare la combinazione di tasti che attiveranno questo stile scegliere Chiudi. Per eliminare uno stile selezionare dal menu Formato l'opzione Stile selezionare lo stile da eliminare e fare clic su Definisci scegliere la casella Elimina: compare il messaggio Eliminare (nome stile), scegliere Si . Per rinominare uno stile selezionare dal menu Formato l'opzione Stile selezionare il nome dello stile da rinominare scegliere Definisci poi Rinomina e digitare il nuovo nome per lo stile, scegliere OK. Per controllare l'intero documento selezionare dal menu Strumenti l'opzione Controllo ortografia. E' possibile correggere la parola, aggiungerla al dizionario o non correggerla e proseguire. Per correggere le parole errate, una volta evidenziata la parola sospetta, Word la inserisce nella finestra di dialogo nel dizionario. Viene proposta una lista di parole nel campo Suggerimenti - se la parola corretta è nella lista, selezionarla e scegliere "Cambia" ; Word effettua la correzione e continua la verifica - se la parola corretta non è nella lista, digitarla nella casella "Cambia in" e scegliere "Cambia" Per non correggere una parola e continuare la verifica scegliere "Ignora": Word non modifica la parola e continua la verifica. Per aggiungere una parola al dizionario scegliere "Aggiungi" Word aggiunge la parola selezionata al dizionario. Per uscire dal Controllo ortografia scegliere "Annulla" per tornare al documento. La funzione Stampa Unione è il risultato dell'unione di due documenti: il documento principale che contiene il testo fondamentale della lettera che rimane uguale in ogni copia della lettera ed il documento dati, che contiene il testo variabile per ogni lettera (come, per esempio, il nome e l'indirizzo del destinatario). Per impostare il documento principale o aprire il documento che si desidera utilizzare come documento principale (è possibile utilizzare una lettera esistente oppure crearne una nuova applicandovi il modello desiderato. o selezionare dal menu Strumenti l'opzione Stampa Unione o alla voce "Documento principale" scegliere il pulsante Crea e quindi "Lettere tipo" o scegliere il pulsante Finestra attiva Nella parte sottostante il pulsante Crea verranno visualizzati il tipo di unione selezionato ed il nome del documento principale. Per creare un documento dati selezionare dal menu Strumenti l'opzione Stampa Unione, nella finestra di dialogo Prepara stampa unione scegliere il pulsante Dati alla voce "Origine dati" scegliere Crea origine Dati e nella casella "Nomi di campo nell'intestazione" sono elencati i nomi di campo relativi alle categorie di dati di più frequente utilizzo. Per visualizzare tutti i nomi di campo disponibili, scorrere l'elenco. Procedere in uno dei seguenti modi: Procedura: Eliminare un tipo di campo Selezionare il nome del campo e quindi all'interno del file di dati scegliere il pulsante Rimuovi il nome di campo Aggiungere un tipo di campo Digitare il nuovo nome di campo nella all'interno del file di dati casella Nome del campo" e quindi scegliere il pulsante Aggiungi nome campo Modificare l'ordine dei nomi Selezionare il nome desiderato nella campo casella Nomi di campo nell'intestazione e quindi fare clic sulle freccie finche il nome del campo verrà posizionato nel punto desiderato scegliere OK o nella casella "Nome file" digitare il nome che si desidera assegnare al nuovo documento e quindi scegliere SALVA o scegliere il pulsante Modifica origine dati per digitare le informazioni variabili.(es il Nome ed il Cognome) A questo punto sarà possibile immettere le informazioni desiderate nel file di dati. Tornate al documento principale, posizionate il cursore dove volete mettere i campi variabili e cliccate sul pulsante "Inserisci Campo Unione" presente sulla nuova barra dei pulsanti. Ricordatevi di mettere gli spazi tra un campo e l'altro (es. Nome "spazio" Cognome) Per unire il file dati al documento principale dopo aver verificato che il documento principale si trovi sulla finestra attiva, fare clic sul pulsante Visualizza dati uniti(< Riavviate ora il menù Strumenti - Stampa unione e cliccate su unisci Nel testo del documento verranno visualizzate le informazioni relative al primo record di dati al posto del campi unione. Per visualizzare le informazioni di record di dati diversi fare clic su una delle frecce sulla barra degli strumenti Stampa unione o digitare il numero del record nella casella Vai a record. Per inserire, spostare e/o modificare una cornice bisogna essere in visualizzazione layout di pagina, in ogni caso se si chiede di inserire una cornice su di un testo quando sì è in visualizzazione Normale Word vi ricorderà di passare all'altra modalità. Per incorniciare un paragrafo, un grafico o una tabella selezionare il testo, la tabella o il grafico che si desidera inserire in una cornice. Selezionate dal menu Inserisci l'opzione Cornice. Quando Word lo richiede, premere il pulsante Si per inserire la cornice e passare alla visualizzazione del layout di pagina: Word inserirà' una cornice intorno alla selezione. L'elemento incorniciato rimarrà' selezionato. Per inserire una cornice vuota Per inserire una cornice vuota, non effettuare una selezione nel documento, selezionate dal menu Inserisci l'opzione Cornice. Quando Word lo richiede, premere il pulsante Si per inserire la cornice e passare alla visualizzazione del layout di pagina. il puntatore si trasformerà' in una "+" spostare il cursore nella posizione in cui si desidera inserire la cornice. Tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinare la cornice fino a raggiungere la dimensione desiderata. Per inserire la cornice, rilasciare il pulsante sinistro del mouse. Per spostare una cornice Con il mouse Se il documento non si trova nella visualizzazione del layout di pagina selezionare dal menu Visualizza l'opzione Layout di pagina, posizionate il punto di inserimento sopra la linea punteggiata che indica la cornice. Il puntatore del mouse cambia forma per visualizzare trascinare la cornice in una nuova posizione. Una cornice punteggiata indica la posizione della cornice mentre la si trascina. Il contenuto della cornice si sposta quando si rilascia il pulsante del mouse. Con la tastiera Se il documento non si trova nella visualizzazione del layout di pagina selezionare dal menu Visualizza l'opzione Layout di pagina Per posizionare il punto di inserimento all'interno della cornice che si desidera spostare, utilizzare i tasti di DIREZIONE, selezionate dal menu Formato l'opzione Cornice nella casella "Posizione", sotto "Orizzontale", digitare o selezionare la posizione orizzontale in cui si desidera inserire la cornice, nella casella Posizione sotto "Verticale" digitare o selezionare la posizione verticale in cui si desidera inserire la cornice, scegliere OK. Per rimuovere una cornice E' possibile rimuovere in modo semplice una cornice da una tabella, da un paragrafo o da un grafico. Si può' rimuovere sia la cornice stessa o anche il suo contenuto. Se il documento non si trova nella visualizzazione del layout di pagina selezionare dal menu Visualizza l'opzione Layout di pagina. Con la tastiera posizionare il punto di inserimento all'interno della cornice, utilizzando i tasti di DIREZIONE. Scegliete Formato, Cornice premere il pulsante Rimuovi cornice. Con il mouse fare clic nella cornice e poi "Canc" Per disporre testo intorno a una cornice E' possibile disporre testo intorno a un paragrafo, una tabella o un grafico incorniciati e controllare lo spazio tra lacornice e il testo circostante. Se il documento non si trova nella visualizzazione del layout di pagina selezionare dal menu Visualizza l'opzione Layout di pagina selezionare la cornice. Posizionate il punto di inserimento nella cornice. Selezionate dal menu Formato l'opzione Cornice sotto Testo selezionare intorno scegliere OK. Se non si desidera che il testo si disponga intorno alla cornice, scegliere Cornice e poi selezionare "Separato" sotto "Testo". In questa lezione imparerete ad inserire, tra parti di testo, immagini e grafici e a dimensionarli secondo le esigenze. E' possibile unire testo e illustrazioni nello stesso file, aggiungere bordi e cambiare le dimensioni delle illustrazioni e poi stampare testo ed illustrazioni insieme come un file. Quando viene selezionata un'illustrazione, otto punti di dimensionamento appaiono nella cornice: uno su ogni lato ed uno in ogni angolo. Il puntatore del mouse si trasforma in una freccia. Il punto viene spostato per ridimensionare e graduare le illustrazioni. Un punto laterale sposta solo il lato in cui si trova. Un punto d'angolo effettua solo spostamenti diagonali, mantenendo invariate le proporzioni dell'oggetto. Durante il trascinamento di un punto di dimensionamento, le informazioni di dimensionamento appaiono nella barra di stato. Quando un'illustrazione viene trascinata in fase di anteprima di stampa, appaiono le misurazioni per la posizione orizzontale e verticale dell'angolo superiore sinistro dell'illustrazione. Per inserire un'illustrazione selezionare dal menu Inserisci l'opzione Immagine digitare o selezionare il nome di un'immagine (le immagini hanno estensione .BMP TIF, PCX, JPG ecc.) e poi scegliere OK. Per dimensionare un'illustrazione Con il mouse selezionare solo l'illustrazione trascinare i punti di dimensionamento per cambiare la forma della cornice dell'illustrazione i punti di dimensionamento sono i quadratini neri dell'immagine. Con la tastiera selezionare solo l'illustrazione selezionare dal menu Formato l'opzione Immagine digitare le misure di ridimensionamento nella casella Dimensioni (Larghezza e Altezza) e poi scegliere OK. Per formattare un'illustrazione selezionare dal menu Formato l'opzione Bordo selezionare il tipo di bordo e poi scegliere OK. Per aggiungere un'illustrazione proveniente da un'altro documento copiare un'illustrazione o grafico dal programma originale negli Appunti, selezionare dal menu Modifica l'opzione Incolla. Per creare un'immagine composta sulla barra degli strumenti standard fare clic sul pulsante Disegno visualizzare la barra degli strumenti Disegno: Posizionare il punto di inserimento dove si desidera inserire l'immagine vuota e quindi fare clic sul pulsante Crea immagine sulla barra degli strumenti Disegno. Verrà aperta una finestra separata nella quale sarà possibile inserire un elemento grafico o disegnare direttamente l'oggetto desiderato utilizzando gli strumenti della barra degli strumenti Disegno. Se si desidera ridurre o allargare i limiti dell'immagine per adattarli al contenuto, fare clic sul pulsante Chiudi immagine sulla barra degli strumenti Immagine per tornare al documento. Per spostare un 'illustrazione all'interno di un documento selezionare l'immagine in modalità Layout di pagina selezionare dal menu Inserisci l'opzione Cornice trascinare la cornice con l'immagine in una nuova posizione rilasciare il pulsante del mouse Per graduare un'illustrazione Con la tastiera selezionare dal mene Formato l'opzione Immagine digitare le percentuali di graduazione nella casella Proporzioni (Altezza e Larghezza) e poi scegliere OK premere il pulsante Reimposta per ristabilire le proporzioni originali dell'immagine (100%) Con il mouse selezionare l'illustrazione tenere premuto SHIFT mentre si trascinano i punti di dimensionamento necessari per cambiare le dimensioni dell'immagine. In questa lezione imparerete a tracciare un bordo per racchiudere paragrafi, tabelle, celle individuali o blocchi di celle ed illustrazioni. La procedura per sistemare un bordo e' diversa secondo l'elemento prescelto. Un bordo può essere composto da una linea singola, da una linea spessa, da una linea doppia o da una linea ombreggiata. Il bordo può' essere una linea situata al di sopra, al di sotto o sulla sinistra, oppure essere un riquadro che circonda l'oggetto. Nel caso di illustrazioni, il bordo può essere solo un riquadro. Con una procedura avanzata e' anche possibile sistemare dei bordi anche intorno ad una pagina. Per collocare un bordo a un blocco di celle selezionare il blocco di celle in una tabella selezionare dal menu Formato l'opzione Bordi e sfondo scegliere la cartella Bordi selezionare un motivo per il bordo in "Riga" selezionare il contorno desiderato in Bordo e poi scegliere OK. Per collocare un bordo a un paragrafo selezionare il paragrafo selezionare dal menu Formato l'opzione Bordo selezionare un'opzione per "Bordo" e "Sfondo" scegliere se si vuole inserire una "Ombreggiatura" e poi scegliere OK. Per collocare un bordo a un'illustrazione selezionare l'illustrazione selezionare dal menu Formato l'opzione Bordo selezionare un motivo per il bordo in "Riga" selezionare il contorno desiderato in "Bordo" e poi scegliere OK. Per collocare un bordo a una tabella selezionare la tabella selezionare dal menu Formato l'opzione Tabella selezionare un motivo per il bordo in "Riga" selezionare il contorno desiderato in "Bordo" e poi scegliere OK. Vediamo infine come creare un collegamento ipertesto nel nostro documento Word. Possiamo realizzare tre tipi di Ipertesti: § Locali (sulla stessa pagina - Segnalibro) § Locali (collegamento ad un file presente sulla stessa macchina) § Remoto (collegamento ad una pagina Web) Ipertesto Locale sullo stesso documento - Segnalibro Per utilizzare questo tipo di Ipertesto è prima necessario definire un Segnalibro (Lezione 17 pag. 24). Selezionate ora la parola o l'oggetto che sarà il vostro collegamento e fatto questo, andate al menù Inserisci - Collegamento Ipertestuale. Nella finestra "Indirizzo riportato nel File" (la seconda in basso), attraverso il pulsante "Sfoglia" selezionate il Segnalibro appena definito e cliccate su OK. A questo punto la parola (o l'oggetto) che avevate selezionato sarà evidenziato in colore diverso e passando il mouse sopra, il cursore si trasformerà in una "manina". Questo significa che è un collegamento ipertesto, cliccandoci sopra, Word vi porterà direttamente al segnalibro. Ipertesto Locale su documenti diversi Procedura analoga alla precedente permette di definire un collegamento Ipertesto con riferimento ad un altro file presente sullo stesso computer. In questo caso non è necessario definire un segnalibro. Come prima, selezionate il testo o l'oggetto che diventerà l'ipertesto, andate al menù Inserisci - Collegamento Ipertestuale, utilizzate ora la prima finestrella in alto "Collegamento a file o a URL" e attraverso il pulsante "Sfoglia" selezionate il file che desiderate "collegare" al vostro documento, infine OK. Cliccando sopra l'ipertesto, il vostro computer avvierà il programma con cui è stato realizzato il file e poi il file stesso. Nel caso sia un altro documento Word, verrà aperta la nuova pagina. Iperteso Remoto sul Web In questo caso la procedura è proprio identica alla precedente, l'unica differenza è, ovviamente, che "l'oggetto destinazione" non è un file, ma una pagina Web. Sempre da Inserisci - Collegamento Ipertestuale, dalla finestra "Collegamento a file o a URL" immettete l'indirizzo Internet (es. http:\\www.tiscalinet.it). Un saluto a tutti quanti |
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